貸し会議室の予約時間は何時間必要？準備・片付けを含めた考え方

貸し会議室を予約する時、

「会議が2時間なら、予約も2時間で大丈夫？」
「セミナー開始の何分前から借りればいい？」
「準備や片付けの時間も予約に含めるの？」

と迷うことはありませんか？

貸し会議室の予約時間を考える時に大切なのは、イベントや会議そのものの開催時間だけで決めないことです。

入室してからの準備、参加者の受付、機材確認、終了後の片付けや退出まで考えると、実際に会場を使う時間は開催時間より長くなります。

今回は、貸し会議室を予約する際に知っておきたい「予約時間の考え方」を、用途別に紹介します。

予約時間には準備と片付けも含めて考える

たとえば、13時から15時まで2時間の会議を予定しているとします。

参加者が少なく、資料や機材の準備もほとんど必要ない会議なら、比較的短い準備時間でも対応できるかもしれません。

一方、研修やセミナーでは、

● 机や椅子の確認

● パソコンやモニターの接続

● プロジェクターの投影確認

● 配布資料の準備

● 受付の準備

● 講師との打ち合わせ

などが必要になることがあります。

終了後にも、資料や荷物の回収、机・椅子の整理、忘れ物の確認などが必要です。

そのため、「開催時間＋準備時間＋片付け時間」まで含めて予約時間を考えるのが基本です。

会議の場合｜開始前の接続確認を忘れずに

少人数の社内会議や打ち合わせなら、大掛かりな設営は必要ないことが多いでしょう。

ただし、オンライン参加者がいる場合やモニターへ資料を映す場合は、開始前に接続確認をしておくと安心です。

特に確認しておきたいのは、

● Wi-Fiへの接続

● パソコンからモニターへの映像出力

● オンライン会議ツールへの接続

● マイクやカメラ

● 資料の表示

などです。

会議開始と同時に機材を準備し始めると、参加者を待たせてしまうことがあります。

短時間の会議でも、必要な機材がある場合は準備時間を見込んでおきましょう。

研修の場合｜講師と参加者が来る時間も考える

企業研修では、研修そのものの時間だけでなく、講師の準備や参加者の入室時間も考える必要があります。

資料を各席に置いたり、ホワイトボードを準備したり、映像を投影したりする場合は、開始直前に慌てないよう余裕を持って会場を確保しておくと進行がスムーズです。

また、参加人数が多くなるほど全員が同時刻に到着するとは限りません。

開始前に参加者が集まる時間も含めて、予約時間を考えましょう。

セミナーの場合｜準備時間を特に余裕を持って

セミナーは、貸し会議室を利用する用途の中でも準備項目が多くなりやすいイベントです。

たとえば、

● プロジェクターとスクリーンの確認

● 講師用パソコンの接続

● マイクの確認

● 配布資料の設置

● 受付スペースの準備

● 座席や通路の確認

などがあります。

20〜40名規模になると、参加者の入室にも時間がかかります。

開始時刻の直前に主催者が会場へ到着するスケジュールではなく、機材トラブルなどが起きても対応できる準備時間を確保しておくと安心です。

勉強会・講座の場合｜内容に合わせて準備時間を決める

少人数の勉強会や講座では、参加人数だけで予約時間を決めるのではなく、「当日何を使うのか」を考えてみましょう。

テキストを持ち寄って話すだけなら、準備は比較的シンプルです。

一方で、

● モニターに教材を表示する

● ホワイトボードを使う

● オンライン参加者と接続する

● 資料を配布する

といった場合は、その準備時間も必要です。

同じ6〜10名程度の集まりでも、内容によって必要な時間は変わります。

終了時刻＝片付け開始時刻にしない

予約時間を考える時に見落としやすいのが、終了後の片付けです。

「15時まで予約しているから、15時まで会議をする」というスケジュールにすると、そこから荷物をまとめたり室内を整えたりする時間がなくなります。

貸し会議室では、原則として予約した時間内に片付けと退出まで完了する必要があります。

終了時刻から逆算して、

「何時に本編を終えるか」
「何分あれば片付けられるか」

をあらかじめ決めておくと安心です。

予約時間を決める前のチェックリスト

予約ボタンを押す前に、次の項目を確認してみましょう。

● 実際の会議・イベントは何時間か

● 入室後にレイアウト変更が必要か

● モニターやプロジェクターを使用するか

● オンライン接続の確認が必要か

● 配布資料や受付の準備があるか

● 参加者は何名か

● 終了後にどの程度の片付けが必要か

● 施設の入退室ルールはどうなっているか

この項目を一つずつ確認すると、必要な予約時間を判断しやすくなります。

貸し会議室は「本番の前後」まで考えて選ぼう

会議やセミナーをスムーズに進めるためには、会場そのものだけでなく、準備から退出までの時間設計も大切です。

開催時間だけで予約時間を決めるのではなく、

入室 → 準備 → 受付 → 開催 → 片付け → 退出

という一連の流れで考えてみましょう。

どうぶつ会議室では、赤坂・溜池山王、神保町、横浜・関内に、少人数の打ち合わせから40名規模のセミナー・研修まで、用途や人数に合わせて選べる貸し会議室をご用意しています。

参加人数や使用する設備を確認しながら、当日の進行に合った会場と予約時間を選んでください。

よくある質問

Q. 2時間の会議なら2時間だけ予約すればいいですか？

会議の内容によります。モニターへの接続やオンライン会議の準備、終了後の片付けなどがある場合は、その時間も含めて予約する必要があります。

Q. セミナーは何分前から会場を予約すればいいですか？

参加人数や設営内容によって異なるため、一律に「何分前」とは決められません。受付、資料配布、機材確認、レイアウト調整など、当日に必要な作業から逆算して予約時間を決めましょう。

Q. 片付けは予約終了後でもできますか？

基本的には予約時間内に片付けと退出まで完了する前提で予定を組みましょう。実際の利用条件は、予約する会議室の最新ルールをご確認ください。

どうぶつ会議室｜拠点情報

こぐま会議室｜赤坂・溜池山王

所在地
東京都港区赤坂1-1-16 細川ビル3階

アクセス
東京メトロ銀座線・南北線「溜池山王駅」8番出口から徒歩約3分

会議室
Room1：最大10名
Room2：最大6名
Room3：最大22名
Room4：最大24名

おすすめ用途
少人数会議／商談／面談／勉強会／研修／セミナー／会社説明会など

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コアラ会議室｜神保町

所在地
東京都千代田区神田小川町3-7-16 報道ビル7階

アクセス
東京メトロ半蔵門線・都営三田線・都営新宿線「神保町駅」A9番出口から徒歩3分

定員・広さ
最大30名／63㎡

おすすめ用途
会議／企業研修／セミナー／勉強会／講座／会社説明会など

→ 神保町・コアラ会議室の詳細はこちら

イルカ会議室｜横浜・関内

所在地
神奈川県横浜市中区尾上町3-30 藤田ビル6階

アクセス
横浜市営地下鉄ブルーライン「関内駅」1番出口から徒歩1分
JR「関内駅」北口から徒歩3分

定員・広さ
最大40名／71㎡

おすすめ用途
会議／セミナー／企業研修／勉強会／交流会／ワークショップなど

→ 横浜・関内 イルカ会議室の詳細はこちら

※設備・利用条件等は変更される場合があります。ご予約前に各会議室の最新情報をご確認ください。