赤坂・溜池山王でプレゼン・発表会をするなら｜マイク2本とプロジェクターが使える「こぐま会議室Room3」

社内プレゼンや研究発表、企画発表などの会場を探すとき、

「20名前後が集まれる場所がほしい」
「スライドを大きく映して発表したい」
「発表者と司会でマイクを使いたい」
「赤坂・溜池山王で駅から近い会場を探している」

といった条件から貸し会議室を探すことがあります。

プレゼンや発表会では、参加人数だけでなく、プロジェクターやスクリーン、マイクなど、発表に必要な設備を確認しておくことが大切です。

赤坂・溜池山王の「こぐま会議室Room3」は、最大22名・50㎡の貸し会議室です。

プロジェクター、スクリーン、マイク2本、Wi-Fiなどをご用意しています。

東京メトロ銀座線・南北線「溜池山王駅」8番出口から徒歩約3分。

今回は、赤坂・溜池山王でプレゼンや発表会の会場を探すときに確認したいポイントをご紹介します。

プレゼン会場は「発表する人」の動きまで考える

会場を選ぶときは、まず参加人数を確認します。

しかし、プレゼンや発表会の場合は、

参加者が座れるかどうか

だけで会場を決めるのではなく、発表者がどのように動くのかも考えておきましょう。

たとえば、

• 前方に立って説明する
• パソコンを操作する
• スクリーンを使う
• ホワイトボードを併用する
• 発表者が途中で交代する
• 質疑応答を行う

などです。

参加者の座席だけでなく、発表者が使うスペースも確保できるか確認しておきましょう。

プロジェクターとスクリーンを確認する

プレゼンや発表会では、PowerPointなどのスライドを使うことがあります。

Room3にはプロジェクターとスクリーンをご用意しています。

企画書や研究資料、グラフ、写真などを大きく表示しながら説明できます。

ただし、プロジェクターが用意されていても、当日使用するパソコンと接続できなければ発表を始められません。

開始前には、

パソコンを接続する → 資料を表示する → 実際にスライドを進める

ところまで確認しておきましょう。

マイク2本をどう使う？

Room3にはマイクを2本ご用意しています。

発表会では、2本あることでさまざまな使い方ができます。

たとえば、

1本目：発表者

2本目：司会・進行役

という使い方です。

また、質疑応答のある発表会では、1本を発表者、もう1本を質問者側で使用する方法も考えられます。

発表者が複数いる場合は、マイクを誰がどのタイミングで使うのかも事前に決めておくと進行しやすくなります。

複数人が発表するなら資料をまとめておく

研究発表や社内プレゼンでは、複数人が順番に発表することがあります。

発表者が変わるたびに、

パソコンを交換する
ケーブルを接続する
資料を開く
表示を確認する

という作業をすると、発表と発表の間に時間がかかります。

可能であれば、一台のパソコンに発表資料をまとめておく方法もあります。

その場合は、

01_発表者名
02_発表者名
03_発表者名

など、発表順にファイルを整理しておくと次の資料を開きやすくなります。

発表時間＋交代時間でタイムスケジュールを作る

複数人が発表する場合、発表時間だけを合計すると予定より終了が遅くなることがあります。

たとえば、

発表10分＋質疑応答5分＋交代2分

なら、1人あたり17分必要です。

10名が発表すれば170分になります。

さらに途中休憩や最初の説明、最後のまとめなどの時間も必要です。

発表会のタイムスケジュールを作るときは、

発表＋質疑応答＋交代

までを一つのセットとして考えましょう。

タイムキーパーを決めておく

発表会では、予定時間を守るためにタイムキーパーを決めておく方法があります。

特に発表者が多い場合、一人の発表が数分延びるだけでも後半のスケジュールへ影響します。

開始前に、

「発表は10分」
「8分で合図」
「10分で終了」

などのルールを共有しておくと進行しやすくなります。

司会者がタイムキーパーを兼ねる場合も、発表者へ事前にルールを伝えておきましょう。

質疑応答の方法も決めておく

プレゼンや研究発表では、発表後に質疑応答を行うことがあります。

参加人数が多くなると、質問する人が同時に話し始めたり、誰が質問しているのかわかりにくくなったりすることがあります。

司会者が、

「質問のある方は挙手してください」

と案内し、順番に指名するなど、質問方法を決めておくと進行がスムーズです。

マイクを使用する場合は、質問者へ渡す担当者を決めておく方法もあります。

社内プレゼンにも

Room3は、社外向けの発表会だけでなく社内プレゼンにも利用できます。

たとえば、

• 新規企画のプレゼン
• プロジェクト成果発表
• 部署ごとの活動報告
• 新商品・サービスの説明
• 社内コンテスト
• チームごとの発表会

などです。

普段の会議室では人数が入りきらない場合や、まとまった時間を確保して発表会を行いたい場合に、外部の貸し会議室を利用する方法もあります。

勉強会・研究発表にも

大学や研究活動、勉強会などで発表の機会を設ける場合にも、映像設備のある貸し会議室を利用できます。

研究資料やグラフ、写真などをプロジェクターで表示し、発表後に参加者から質問を受けるといった進行も可能です。

複数人で利用する場合は、発表者だけでなく司会や運営担当者を含めた人数も確認して会場を選びましょう。

Wi-Fiを利用する場合は事前確認を

Room3ではWi-Fiをご利用いただけます。

オンライン上の資料やWebページをプレゼン中に表示する場合にも活用できます。

ただし、Wi-Fiの通信速度は時間帯や利用状況によって変動する場合があります。

発表に欠かせない資料は、インターネット上だけに置くのではなく、パソコン本体にも保存しておくなど、万が一に備えて準備しておくと安心です。

発表会開始前に確認しておきたいこと

当日は参加者が来場する前に、

• パソコンの起動
• プロジェクターとの接続
• スクリーンへの表示
• 発表資料
• マイク
• Wi-Fi
• 発表順
• タイムスケジュール
• 司会・タイムキーパー
• 質疑応答の方法

などを確認しておきましょう。

特に映像や音響設備を使用するイベントでは、開始直前ではなく余裕を持って準備することが大切です。

溜池山王駅から徒歩約3分

参加者が複数のエリアから集まる発表会では、アクセスも確認しておきたいポイントです。

こぐま会議室Room3は、

東京メトロ銀座線・南北線「溜池山王駅」8番出口から徒歩約3分

です。

銀座線を利用すれば、新橋方面などからもアクセスできます。

参加者への案内には、

「溜池山王駅8番出口から徒歩約3分・細川ビル3階」

まで記載しておくと、初めて訪れる方にも伝わりやすくなります。

赤坂・溜池山王でプレゼン・発表会をするならRoom3

プレゼンや発表会の会場を選ぶときは、

参加人数・プロジェクター・スクリーン・マイク・Wi-Fi・アクセス

などを確認することが大切です。

赤坂・溜池山王の「こぐま会議室Room3」は、最大22名・50㎡の貸し会議室です。

プロジェクター、スクリーン、マイク2本、Wi-Fiなどをご用意しています。

東京メトロ銀座線・南北線「溜池山王駅」8番出口から徒歩約3分。

赤坂・溜池山王で社内プレゼン、研究発表、企画発表、勉強会などの会場を探している方は、参加人数や発表形式に合わせてRoom3をご利用ください。