貸し会議室を初めて予約するときのチェックリスト｜人数・設備・時間・アクセスの確認ポイント

「何を基準に選べばいい？」
「定員だけ確認すれば大丈夫？」
「プロジェクターは借りられる？」
「何時間予約しておけばいい？」

会議や研修、セミナーなどで初めて貸し会議室を予約するとき、

など、わからないことも多いのではないでしょうか。

貸し会議室は、同じ参加人数でも利用目的によって必要な広さや設備が変わります。

また、開催時間だけではなく準備・受付・片付けまで考えて予約することも大切です。

今回は、貸し会議室を初めて予約するときに確認しておきたいポイントを、順番にご紹介します。

1．まず「何のために使うのか」を決める

最初に確認したいのは利用目的です。

貸し会議室は、

• 社内会議
• 商談・面談
• セミナー
• 社内研修
• 勉強会
• 会社説明会
• ワークショップ
• オンライン会議

など、さまざまな用途で利用できます。

たとえば同じ20名でも、講師の話を聞くセミナーと、参加者が数名ずつに分かれるワークショップでは、使いやすい会場が異なります。

「20名入れるか」だけではなく、20名で何をするのかから考えてみましょう。

2．参加人数はスタッフまで含めて数える

次に確認するのが参加人数です。

このとき、参加者だけを数えないよう注意しましょう。

セミナーや研修なら、

参加者＋講師＋司会＋運営スタッフ

まで含めて考えます。

参加者が20名でも、講師やスタッフを含めれば実際に会場へ入る人数は23名になる、といったことがあります。

予約前に当日会場へ入る最大人数を確認しておきましょう。

3．最大定員だけで会場を決めない

「最大30名」と記載されている会議室なら、30名でどのような用途でも快適に利用できるとは限りません。

参加者がパソコンを使用したり、大きな資料を広げたりする場合は、通常より机上スペースが必要になります。

グループワークを行う場合には、参加者同士が移動できるスペースも必要です。

さらに、受付や荷物置き場を作る場合もあります。

最大定員は会場選びの目安として確認し、実際の利用人数は当日の使い方まで考えて決めましょう。

4．必要な設備をリストアップする

会場を予約する前に、当日使用する設備を確認します。

代表的なものには、

• モニター
• プロジェクター
• スクリーン
• ホワイトボード
• マイク
• Wi-Fi
• 電源

などがあります。

「会場に着いてからプロジェクターがないことに気づいた」とならないよう、プログラムを確認しながら必要な設備を書き出しておきましょう。

特に映像設備を使う場合は、使用するパソコンとの接続方法も事前に確認しておくと安心です。

5．Wi-Fiは用途まで考えて確認する

現在では、貸し会議室でパソコンを使用する機会も多くあります。

資料を見る程度なのか、オンライン会議を行うのか、参加者全員がインターネットへ接続するのかによっても使い方は変わります。

Wi-Fiの通信速度は、時間帯や利用状況によって変動する場合があります。

オンライン接続がイベントの進行に欠かせない場合は、必要な通信環境やバックアップ方法も考えておきましょう。

6．机と椅子のレイアウトを確認する

同じ会議室でも、机と椅子の配置によって使い方は大きく変わります。

セミナーなら参加者が前方を見やすい配置。

グループワークなら数名ずつ話しやすい配置。

社内会議なら資料と参加者の両方を確認しやすい配置など、利用目的に合わせて考えます。

レイアウト変更が可能な会場でも、利用終了時には元の状態へ戻す必要がある場合があります。

準備と原状復帰にかかる時間まで考えておきましょう。

7．予約時間には「準備時間」を入れる

初めて貸し会議室を利用するときに特に注意したいのが予約時間です。

たとえば、

13時から15時までセミナーを開催するから、13時から15時まで予約する

では、準備や片付けの時間がありません。

実際には、

入室 → 会場準備 → 機材確認 → 受付 → 開催 → 片付け → 原状復帰 → 退室

という流れがあります。

イベントそのものの時間だけではなく、前後に必要な時間まで含めて予約しましょう。

8．参加者へのアクセス案内を準備する

会場を予約したら、参加者への案内も準備します。

住所だけでなく、

会場名・最寄り駅・利用路線・出口・徒歩時間・建物名・階数

まで記載しておくとわかりやすくなります。

特に大きな駅では、出口が違うだけで会場までの道順が大きく変わることがあります。

主催者自身が場所を知っている場合でも、初めて訪れる参加者の目線で案内を作りましょう。

9．受付が必要か確認する

セミナーや研修、会社説明会などでは受付を設けることがあります。

受付を行う場合は、

• 参加者名簿
• 配布資料
• 名札
• 筆記用具
• 受付用の机
• 案内表示

などが必要になる場合があります。

参加者が多い場合は、入口付近に人が集中しないよう、受付から着席までの動線も考えておきましょう。

10．飲食・ゴミ・利用ルールを確認する

貸し会議室によって、飲食やゴミの扱い、利用できる設備などのルールは異なります。

長時間の研修で飲み物を持ち込みたい場合や、昼食を挟む場合には、事前に利用条件を確認しておきましょう。

また、机や椅子を動かした場合の原状復帰など、退室時のルールも確認します。

利用者全員へ必要なルールを共有しておくと、終了後の片付けもスムーズです。

11．予約前に当日の流れを一度イメージする

会場を予約する前に、

参加者が駅に到着してから、イベントが終了して退室するまで

を一度順番に考えてみるのがおすすめです。

たとえば、

駅から移動
↓
会場へ到着
↓
受付
↓
着席
↓
セミナー開始
↓
休憩
↓
グループワーク
↓
終了
↓
片付け・原状復帰
↓
退室

という流れです。

一つずつ確認すると、

「受付用のスペースが必要」
「プロジェクターを使う」
「途中で机を動かす」
「片付け時間が必要」

など、予約前に確認すべきことが見えてきます。

初めての貸し会議室選びは「当日の使い方」から考える

貸し会議室を初めて予約するときは、

利用目的・参加人数・設備・レイアウト・予約時間・アクセス

を順番に確認していきましょう。

最も大切なのは、単純に「何名入れるか」だけで決めないことです。

参加者が会場へ到着してから退室するまで、どのようにその場所を使うのかを考えると、自分たちに必要な会場の条件がわかりやすくなります。

どうぶつ会議室では、赤坂・溜池山王、神保町、横浜・関内に、少人数の打ち合わせから40名規模の会議・研修・セミナーまで、用途や人数に合わせて選べる貸し会議室をご用意しています。

初めて貸し会議室を利用する方も、参加人数や開催内容に合わせて会場をお選びください。