貸し会議室の設備は何を確認する？予約前にチェックしたい7つのポイント

貸し会議室を予約する時、場所や料金、定員だけを見て決めていませんか？

実際に会議やセミナーを始めてから、

「パソコンをモニターにつなげない」
「参加者全員が電源を使えない」
「プロジェクターはあるけれど、必要なケーブルがない」

と気づくと、当日の進行に影響することがあります。

貸し会議室の設備は、「あるかどうか」だけでなく、「自分たちの使い方に合っているか」まで確認することが大切です。

この記事では、会議・研修・セミナー・オンライン会議などで貸し会議室を利用する前に確認しておきたい7つの設備と、用途別のチェックポイントを紹介します。

貸し会議室は「設備あり」だけで判断しない

貸し会議室の施設ページには、「Wi-Fiあり」「モニターあり」「プロジェクターあり」などの設備情報が掲載されています。

しかし、同じ設備でも利用方法は施設によって異なります。

たとえばモニターを使う場合でも、

• HDMIで接続するのか
• USB Type-Cから接続できるのか
• 変換アダプターが必要なのか
• ケーブルが会場に用意されているのか

によって、当日の準備は変わります。

「モニターあり」だけで終わらせず、自分が持っていく機器と接続できるところまで確認するのがポイントです。

予約前に確認したい7つの設備

1．Wi-Fi

オンライン会議やクラウド上の資料を使用する場合は、Wi-Fi環境を確認しましょう。

特に、

• Zoomなどを使ったオンライン会議
• 動画を使うプレゼンテーション
• クラウド上の資料共有
• 複数人がパソコンを使用する研修

などでは、インターネット接続が必要になります。

重要なオンライン会議や配信を予定している場合は、Wi-Fiがあることだけでなく、必要に応じてバックアップの通信手段も準備しておくと安心です。

2．モニター・プロジェクター・スクリーン

資料を参加者全員で見る場合は、モニターやプロジェクターなどの投影設備を確認します。

少人数の会議なら大型モニター、参加人数の多いセミナーならプロジェクターとスクリーンなど、用途によって使いやすい設備は異なります。

また、設備の有無だけでなく、

• モニターのサイズ
• スクリーンの位置
• 座席からの見え方
• プロジェクターが無料か有料か

なども確認しておきましょう。

3．HDMIケーブル・変換アダプター

投影設備があっても、パソコンと接続できなければ資料を表示できません。

予約前に、自分が使用するパソコンの映像出力端子を確認しておきましょう。

HDMI端子がないパソコンでは、USB Type-CなどからHDMIへ変換するアダプターが必要になる場合があります。

会場側にケーブルや変換アダプターが用意されている場合でも、対応機器や接続方法は事前に確認しておくと安心です。

重要なプレゼンテーションでは、可能であれば事前に接続方法まで確認しておきましょう。

4．電源・コンセント

パソコンを使用する会議や研修では、電源も重要です。

参加者が数名なら問題がなくても、10名、20名と増えると必要なコンセントの数も増えます。

確認したいのは、

• コンセントの位置
• 利用できる電源の数
• 電源タップの有無
• 参加者全員がパソコンを使用するか

などです。

長時間の研修や勉強会では、途中で充電が必要になることも想定しておきましょう。

5．ホワイトボード

ホワイトボードは、会議だけでなく研修や勉強会、ワークショップなどでも役立ちます。

議題を書き出したり、参加者から出た意見を整理したり、講師が説明に使用したりできます。

確認する場合は「ホワイトボードあり」だけでなく、サイズも見ておくと用途を判断しやすくなります。

6．マイク・スピーカーなどの音響設備

少人数の会議では必要ないこともありますが、参加人数が増えるセミナーや説明会では、マイクやスピーカーが必要になる場合があります。

特に確認したいのは、

• マイクの有無
• 利用できる本数
• アンプやスピーカーの有無
• 音響設備が無料か有料か
• 音量に関する施設ルール

です。

マイクが使用できる会場でも、大きな音を出せるとは限りません。

周囲や他の利用者への配慮を含め、施設ごとの利用ルールを確認しましょう。

7．机・椅子とレイアウト

机と椅子も重要な会議室設備です。

同じ20名でも、

• スクール形式で講師の方向を見る
• 島型でグループワークをする
• ロの字型で会議をする
• 机を減らしてセミナー形式にする

など、用途によって必要な配置は変わります。

定員だけではなく、希望するレイアウトで利用できるか確認しましょう。

また、レイアウトを変更する場合は、準備と原状回復に必要な時間も予約時間に含めて考える必要があります。

用途別｜特に確認したい設備

少人数の会議・商談

少人数の会議では、Wi-Fi、モニター、電源などを確認しておくと便利です。

資料を共有する場合は、モニターへの接続方法も確認しておきましょう。

オンライン会議

オンライン会議では、Wi-Fiと電源に加えて、使用するパソコン、カメラ、マイクなどの準備も必要です。

会議室のモニターにオンライン参加者を表示する場合は、接続方法も事前に確認します。

研修・勉強会

研修や勉強会では、モニターまたはプロジェクター、ホワイトボード、Wi-Fi、電源などがあると進行しやすくなります。

参加者全員がパソコンを使う場合は、特に電源環境を確認しましょう。

セミナー・会社説明会

参加人数の多いセミナーや会社説明会では、プロジェクター、スクリーン、マイクなどの設備が必要になることがあります。

参加者の座席から資料が見えるか、講師の声が届くかなど、設備とレイアウトを一緒に確認することが大切です。

設備確認は当日ではなく予約前に

「必要なものがなければ当日なんとかすればいい」と考えると、開始時間が遅れたり、予定していた進行を変更したりする原因になります。

予約前に、

何をするか → 何が必要か → 会場に何があるか → 自分で何を持っていくか

の順番で整理しておきましょう。

特に映像を投影する場合は、使用するパソコンと会場設備の接続方法まで確認しておくと安心です。

赤坂・神保町・関内のどうぶつ会議室

どうぶつ会議室では、赤坂・溜池山王、神保町、横浜・関内に、人数や用途に合わせて選べる貸し会議室をご用意しています。

赤坂・溜池山王｜こぐま会議室

少人数の会議・商談から、20名前後の研修やセミナーまで、用途に合わせてRoom1〜Room4から選べます。

Room1・Room2には55インチモニター、Room3・Room4には投影設備があり、部屋によって利用できる設備が異なります。

予約前に利用する部屋の設備をご確認ください。

神保町｜コアラ会議室

最大30名・63㎡の貸し会議室です。

65インチモニター、プロジェクター、大型ホワイトボード、Wi-Fi、電源タップなどを備え、会議・企業研修・セミナー・勉強会・会社説明会などに利用できます。

横浜・関内｜イルカ会議室

最大40名・71㎡の貸し会議室です。

65インチモニター、プロジェクター、120インチスクリーン、大型ホワイトボード、Wi-Fiなどを備え、会議・研修・セミナーなど幅広い用途に利用できます。

貸し会議室は「当日使えるか」まで確認して選ぼう

貸し会議室を選ぶ時は、設備の数が多ければよいわけではありません。

大切なのは、自分たちが当日必要とする設備を実際に使えるかどうかです。

予約前には、

• Wi-Fi
• モニター・プロジェクター
• HDMIなどの接続方法
• 電源
• ホワイトボード
• マイク・音響設備
• 机・椅子とレイアウト

を確認してみましょう。

さらに参加人数や予約時間まで合わせて考えることで、当日の進行に合った貸し会議室を選びやすくなります。

よくある質問

Q. 貸し会議室のモニターにはパソコンを接続できますか？

会場や設備によって接続方法が異なります。HDMIケーブルを使用するケースが多いですが、パソコン側の端子によっては変換アダプターが必要です。予約する会議室の設備と、ご自身のパソコンの端子を事前に確認してください。

Q. プロジェクターとモニターはどちらを選べばいいですか？

参加人数、部屋の広さ、資料の見せ方によって異なります。少人数では大型モニターが使いやすい場合があり、人数の多いセミナーではスクリーンへの投影が適している場合があります。

Q. HDMIケーブルは持参した方がいいですか？

会場に用意されている場合もありますが、施設によって異なります。重要なプレゼンテーションでは、会場設備を事前に確認したうえで必要なケーブルやアダプターを準備すると安心です。

Q. 会議室の設備は無料で使えますか？

無料設備と有料オプションは施設や部屋によって異なります。予約前に各設備の料金と利用条件をご確認ください。

どうぶつ会議室｜拠点基本情報

こぐま会議室｜赤坂・溜池山王

所在地
東京都港区赤坂1-1-16 細川ビル3階

アクセス
東京メトロ銀座線・南北線「溜池山王駅」8番出口から徒歩約3分

定員
Room1：最大10名
Room2：最大6名
Room3：最大22名
Room4：最大24名

主な用途
会議／商談／面談／勉強会／研修／セミナー／会社説明会など

→ 赤坂・こぐま会議室の詳細を見る

コアラ会議室｜神保町

所在地
東京都千代田区神田小川町3-7-16 報道ビル7階

アクセス
東京メトロ半蔵門線・都営三田線・都営新宿線「神保町駅」A9番出口から徒歩3分

定員・広さ
最大30名／63㎡

主な設備
65インチモニター／プロジェクター／大型ホワイトボード／Wi-Fi／電源タップ

主な用途
会議／セミナー／企業研修／勉強会／会社説明会／講座／ワークショップなど

→ 神保町・コアラ会議室の詳細を見る

イルカ会議室｜横浜・関内

所在地
神奈川県横浜市中区尾上町3-30-1 横浜フジタビル6階

アクセス
横浜市営地下鉄ブルーライン「関内駅」1番出口から徒歩1分
JR京浜東北線・根岸線「関内駅」北口から徒歩3分

定員・広さ
最大40名／71㎡

主な設備
65インチモニター／プロジェクター／120インチスクリーン／大型ホワイトボード／Wi-Fi

主な用途
会議／セミナー／企業研修／勉強会／交流会／ワークショップなど

→ 横浜・関内・イルカ会議室の詳細を見る

※設備・定員・利用条件などは変更される場合があります。予約前に各施設の最新情報をご確認ください。