貸し会議室を初めて予約する時のチェックリスト｜失敗しない会場選び

初めて貸し会議室を予約する時、

「定員だけ見れば大丈夫？」
「プロジェクターは使える？」
「準備時間も含めて予約するの？」
「駅から近ければ、どこでも同じ？」

など、何を確認すればいいのか迷うことがあります。

貸し会議室を選ぶ時に大切なのは、料金や定員だけではありません。

利用人数・目的・設備・アクセス・予約時間・利用ルールまで、当日の流れを想像しながら確認することが大切です。

この記事では、初めて貸し会議室を利用する人にも分かりやすく、予約前に確認したいポイントを順番に紹介します。

1．まず「何をする会議室なのか」を決める

会場探しを始める前に、最初に利用目的を整理しましょう。

貸し会議室は、

• 社内会議
• 商談・面談
• オンライン会議
• 勉強会
• 企業研修
• セミナー
• 会社説明会
• ワークショップ

など、さまざまな用途に利用できます。

同じ10名でも、全員で話し合う会議と、講師の説明を聞くセミナーでは必要な設備やレイアウトが異なります。

「何人で使うか」だけでなく、「その人数で何をするのか」まで決めてから会場を探すと選びやすくなります。

2．参加者だけでなく当日いる人数を確認する

次に確認したいのが利用人数です。

たとえば参加者が20名でも、講師1名と運営スタッフ2名がいれば、室内には合計23名がいることになります。

また、定員の範囲内であっても、

• 荷物を置く場所
• 人が移動する通路
• 講師スペース
• 受付スペース
• 使用する机

などによって、実際の使いやすさは変わります。

定員の数字だけで決めず、当日室内にいる人数とレイアウトを合わせて確認しましょう。

3．駅から会場までのアクセスを確認する

参加者を招く場合は、最寄り駅からのアクセスも重要です。

確認しておきたいのは、

• 最寄り駅
• 利用できる路線
• 出口番号
• 駅からの徒歩時間
• 建物名
• 階数

などです。

特に複数の路線がある駅では、「○○駅から徒歩○分」だけではなく、出口まで案内しておくと参加者が会場を探しやすくなります。

案内メールを送る場合も、会場名だけではなく所在地や最寄り出口まで記載しておきましょう。

4．必要な設備をリストアップする

貸し会議室にはさまざまな設備がありますが、設備が多ければよいわけではありません。

重要なのは、当日自分たちが必要とするものがそろっていることです。

代表的な設備には、

• Wi-Fi
• モニター
• プロジェクター
• スクリーン
• ホワイトボード
• 電源
• HDMIケーブル
• 変換アダプター
• マイク・スピーカー

などがあります。

資料を投影する場合は、「モニターあり」で終わらず、使用するパソコンとどのように接続するのかまで確認しておくと安心です。

5．モニターやプロジェクターの接続方法を確認する

当日のトラブルを防ぐために、特に確認しておきたいのが映像機器です。

パソコンによってはHDMI端子がなく、USB Type-Cなどから変換する必要があります。

確認するポイントは、

• 使用するパソコンの端子
• 会場側の接続方法
• HDMIケーブルの有無
• 変換アダプターの有無
• モニターまたはプロジェクターの使用方法

です。

重要なプレゼンテーションやセミナーでは、可能であれば事前に接続方法を確認しておきましょう。

6．開催時間だけでなく準備・片付け時間も考える

「会議が13時から15時だから、13時から15時まで予約する」

という決め方では、準備や片付けの時間がなくなる場合があります。

実際の利用には、

入室 → 準備 → 受付 → 開催 → 片付け → 退出

まで含まれます。

モニターへの接続や資料の準備、レイアウト変更などがある場合は、その時間も考えて予約しましょう。

また、予約終了時刻までに片付けと退出を完了できるよう、本編の終了時刻も決めておくと安心です。

7．飲食・音・ゴミなどの利用ルールを確認する

貸し会議室によって利用ルールは異なります。

予約前には、

• 飲食できるか
• アルコールを持ち込めるか
• マイクや音響設備を使用できるか
• ゴミを持ち帰る必要があるか
• レイアウトを元に戻す必要があるか
• 禁止されている用途はないか

なども確認しましょう。

「貸し会議室だから大丈夫」と判断せず、利用する部屋の最新ルールを確認することが大切です。

8．参加者へ送る案内を準備する

会場を予約したら、参加者への案内も準備します。

案内には、

• 開催日時
• 会場名
• 所在地
• 最寄り駅
• 出口
• 建物名・階数
• 地図
• 当日の連絡方法

などを入れておくと分かりやすくなります。

主催者にとって便利な場所でも、初めて来る参加者には分かりにくい場合があります。

**「自分が迷わないか」ではなく、「初めて来る人が迷わないか」**という視点で案内を作りましょう。

初めて貸し会議室を予約する時のチェックリスト

予約する前に、最後に確認してみましょう。

• 利用目的を決めた
• 参加者・講師・スタッフを含めた人数を確認した
• 希望するレイアウトを確認した
• 最寄り駅・出口・徒歩時間を確認した
• Wi-Fiの有無を確認した
• モニター・プロジェクターなど必要な設備を確認した
• パソコンとの接続方法を確認した
• 電源の有無を確認した
• 準備・片付けを含めた予約時間を考えた
• 飲食・音・ゴミなどの利用ルールを確認した
• 参加者へ送る会場案内を準備した

すべての項目が毎回必要なわけではありません。

自分たちの利用目的に必要な項目を確認してから予約することが、会場選びで失敗しにくくするポイントです。

東京・横浜で貸し会議室を探すなら

どうぶつ会議室では、赤坂・溜池山王、神保町、横浜・関内に、少人数の会議から40名規模のセミナーまで利用できる貸し会議室があります。

赤坂・溜池山王｜こぐま会議室

溜池山王駅8番出口から徒歩3分。

会議・商談などに使える少人数向けのRoom1・Room2と、研修・セミナー・説明会などに使えるRoom3・Room4があります。

Room1は最大10名、Room2は最大6名、Room3は最大22名、Room4は最大24名です。

神保町｜コアラ会議室

神保町駅A9番出口から徒歩3分。

最大30名・63㎡で、65インチモニター、プロジェクター、大型ホワイトボード、Wi-Fi、電源タップを備えています。

企業研修、セミナー、勉強会、会社説明会などの会場として利用できます。

横浜・関内｜イルカ会議室

横浜市営地下鉄ブルーライン関内駅1番出口から徒歩1分、JR関内駅北口から徒歩3分。

最大40名・71㎡で、65V型モニター、プロジェクター、大型ホワイトボード、Wi-Fi、電源タップなどを備えています。

会議や研修、セミナーなど、人数の多い集まりにも利用できます。

初めてでも「当日の流れ」から考えれば選びやすい

初めて貸し会議室を予約する時は、確認することが多く感じるかもしれません。

しかし、

誰が来るのか → 何をするのか → 何が必要なのか → 何時間使うのか

という順番で整理すれば、必要な条件は見えてきます。

料金や定員だけで決めるのではなく、当日の利用方法まで想像しながら、自分たちに合った会場を選びましょう。

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よくある質問

Q. 初めて貸し会議室を借りる時、最初に何を確認すればいいですか？

まず利用目的と人数を決めましょう。そのうえでアクセス、必要な設備、レイアウト、予約時間、利用ルールを確認すると会場を比較しやすくなります。

Q. 定員と参加人数が同じでも大丈夫ですか？

定員内でも、荷物、通路、講師やスタッフ、希望するレイアウトによって使いやすさは変わります。参加者だけではなく、当日室内にいる人数と使い方を合わせて確認しましょう。

Q. 貸し会議室には何分前に行けばいいですか？

必要な準備内容によって異なります。機材接続、資料配布、受付、レイアウト変更などに必要な時間を考え、その時間を含めて予約してください。

Q. パソコンをモニターにつなぐ場合は何を確認すればいいですか？

パソコンの映像出力端子、会場側の接続方法、HDMIケーブルや変換アダプターの有無を確認しましょう。

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どうぶつ会議室｜拠点基本情報

こぐま会議室｜赤坂・溜池山王

所在地
東京都港区赤坂1丁目1-16 細川ビル

アクセス
東京メトロ銀座線・南北線「溜池山王駅」8番出口から徒歩3分

定員
Room1：最大10名
Room2：最大6名
Room3：最大22名
Room4：最大24名

主な用途
会議／商談／面談／勉強会／研修／セミナー／説明会など

コアラ会議室｜神保町

所在地
東京都千代田区神田小川町3-7-16 報道ビル7階

アクセス
東京メトロ半蔵門線・都営三田線・都営新宿線「神保町駅」A9番出口から徒歩3分

定員・広さ
最大30名／63㎡

主な設備
65インチモニター／プロジェクター（EPSON EB-W06）／大型ホワイトボード／Wi-Fi／電源タップ

主な用途
会議／企業研修／セミナー／勉強会／会社説明会など

イルカ会議室｜横浜・関内

所在地
神奈川県横浜市中区尾上町3-30-1 横浜フジタビル6階

アクセス
横浜市営地下鉄ブルーライン「関内駅」1番出口から徒歩1分
JR京浜東北線・根岸線「関内駅」北口から徒歩3分

定員・広さ
最大40名／71㎡

主な設備
65V型モニター／プロジェクター（EPSON EB-210SW）／大型ホワイトボード／Wi-Fi／電源タップ

主な用途
会議／研修／セミナーなど

※設備・定員・利用条件などは変更される場合があります。予約前に各施設の最新情報をご確認ください。