貸し会議室の予約時間は何分余裕を持つ？｜準備・受付・片付けまで含めた時間の決め方

貸し会議室を予約するとき、

「イベントが13時から15時なら、13時から2時間予約すればいい？」

と考えることがあります。

しかし実際には、参加者が来る前の準備や受付、終了後の片付けなどにも時間が必要です。

開催時間だけで予約すると、

「参加者が来たのにプロジェクターの準備が終わっていない」
「受付の準備中に参加者が入ってきた」
「終了後の片付け時間が足りない」

といったことが起こる場合があります。

今回は、貸し会議室を予約するときに考えておきたい、準備・受付・開催・片付けまで含めた時間の決め方をご紹介します。

予約時間は「イベント時間」だけではない

まず考えたいのが、実際に会場を使用する時間です。

たとえばセミナーそのものが、

13:00〜15:00

だったとしても、会場を使うのはこの2時間だけとは限りません。

当日は、

入室

↓

会場準備

↓

機材確認

↓

受付

↓

セミナー開始

↓

セミナー終了

↓

片付け・原状復帰

↓

退室

という流れがあります。

予約時間を決めるときは、この最初から最後までを考えることが大切です。

開始前に何を準備するか書き出す

必要な準備時間は、イベント内容によって変わります。

まずは開始前に行うことを書き出してみましょう。

たとえば、

• パソコンを準備する
• モニターやプロジェクターへ接続する
• スライドを表示する
• マイクを確認する
• ホワイトボードを準備する
• 配布資料を置く
• 机・椅子の配置を変更する
• 受付を作る
• 参加者名簿を準備する

などがあります。

作業が少ない打ち合わせなら短時間で済みますが、参加人数の多いセミナーや研修では準備するものも増えます。

「何分あれば大丈夫？」と先に考えるのではなく、何をする必要があるかから準備時間を決めましょう。

機材確認の時間を忘れない

モニターやプロジェクターを使う場合は、パソコンを置くだけでは準備完了ではありません。

最低でも、

接続する

資料を表示する

数枚スライドを進める

文字や画像の見え方を確認する

ところまで行っておきたいところです。

音声を使用する場合は、実際に音が出るかも確認します。

本番開始直前に接続トラブルが起こると、参加者を待たせることになります。

映像設備を使用するイベントほど、準備時間に余裕を持たせておきましょう。

受付開始はイベント開始より前

セミナーや研修、会社説明会などでは、開始時間より前に参加者が来場します。

13時開始だからといって、13時から受付を始めるわけではありません。

たとえば、

13:00　セミナー開始

なら、その前に受付時間を設定する必要があります。

受付開始時点では、

• 会場準備が終わっている
• 機材確認が終わっている
• 配布資料が準備されている
• 参加者が着席できる

状態にしておくとスムーズです。

「セミナー開始時間」ではなく、受付開始時間から逆算して準備することがポイントです。

参加人数が増えるほど受付にも時間がかかる

10名程度の参加者と、30名・40名の参加者では受付に必要な時間も変わります。

人数が多い場合は、開始直前に参加者が集中することもあります。

受付で、

名前を確認する
資料を渡す
名札を渡す
座席を案内する

といった対応を行う場合は、参加人数から必要な時間を考えておきましょう。

参加者が多いイベントでは、受付担当を複数人にする方法もあります。

レイアウト変更がある場合は準備時間を多めに

貸し会議室では、机や椅子の配置を変更して利用することがあります。

たとえば、

通常のスクール形式からグループ形式へ変更する

場合、机と椅子を複数動かす必要があります。

参加人数が多いほど移動する机・椅子も増えるため、数分では終わらない場合があります。

さらに利用終了後には元の状態へ戻す時間も必要です。

レイアウトを変更する予定がある場合は、

変更する時間＋原状復帰する時間

の両方を予約時間へ含めておきましょう。

2時間の会議ならどのくらい予約する？

少人数の社内会議などで、特別な受付や大きなレイアウト変更がない場合は、必要な準備も比較的少なくなります。

たとえば会議が、

13:00〜15:00

の場合、

開始前にパソコンや資料を準備し、終了後に簡単な片付けをする時間を確保します。

必要な時間は会議内容によって異なりますが、

開催時間＋準備＋片付け

で考えることが基本です。

会場によって予約時間前から入室できる場合もありますが、入室可能時間や利用条件は施設ごとに異なるため、必ず事前に確認しましょう。

30名規模の研修なら？

30名程度の研修では、少人数の会議より準備項目が増える傾向があります。

たとえば、

• モニター・プロジェクター確認
• マイク確認
• 配布資料
• ホワイトボード
• 受付
• 机・椅子の確認

などです。

参加者が到着する前にこれらを終わらせる必要があります。

研修が始まる時間だけを基準にせず、

研修開始 ← 受付開始 ← 準備完了 ← 入室

と逆算すると必要な予約時間を考えやすくなります。

ワークショップならさらに余裕を持つ

ワークショップでは、通常のセミナー以上に準備物が多い場合があります。

参加者が使用する教材や道具を机へ置いたり、グループごとに机を配置したりすることもあります。

終了後には、

教材の回収
机上の片付け
机・椅子の原状復帰

なども必要です。

参加型のイベントでは、「開催している時間」だけでなく、会場を作る時間と元へ戻す時間まで考えて予約しましょう。

終了時刻＝退室開始時刻ではない

意外と忘れやすいのが終了後の時間です。

予約終了時刻になってから片付けを始めるのではなく、予約時間内に片付けと退室まで完了する必要があります。

たとえば15時が予約終了時刻なら、15時までイベントを続けるのではなく、それより前に本編を終了して片付けへ移る必要があります。

司会者がいる場合は、

「終了10分前からまとめ」

など、片付けへ移行できる進行を考えておく方法もあります。

原状復帰の時間も計算する

机や椅子を動かした場合は、退室前に元の状態へ戻します。

参加者が多いイベントほど机・椅子の数も増えるため、原状復帰にも時間がかかります。

イベント終了後に参加者全員がすぐ退出してしまう場合は、運営スタッフだけで片付けることになります。

誰が片付けるのかも含めて、必要な時間を考えておきましょう。

予約時間を決める簡単な考え方

予約時間に迷ったら、

①準備

②受付

③本番

④片付け・原状復帰

の4つに分けて考えると整理しやすくなります。

たとえば、

準備30分

受付20分

本番120分

片付け20分

なら、会場を使用する時間は合計190分です。

この場合、「2時間のイベントだから2時間予約」では足りません。

実際に必要な作業を書き出して、それぞれに必要な時間を足していきましょう。

会場ごとの「入室可能時間」も確認する

貸し会議室によっては、予約開始時間より少し前から入室できる場合があります。

一方で、予約時間になるまで入室できない施設もあります。

そのため、

「いつも10分前から入れるから今回も大丈夫」

と考えず、予約する会場ごとの利用条件を確認することが大切です。

どうぶつ会議室でも、お部屋によって入室可能時間などの利用条件が異なる場合があります。

利用前には、予約したお部屋の最新案内をご確認ください。

初めて使う会場ほど時間に余裕を

初めて利用する貸し会議室では、

建物の入口を探す
部屋へ移動する
照明や空調を確認する
設備の場所を確認する
パソコンを接続する

など、慣れている会場より準備に時間がかかることがあります。

初回利用の場合は特に、最低限必要な時間だけで予定を組まず、余裕を持って予約しておくと安心です。

貸し会議室の予約時間は「準備から退室まで」で考える

貸し会議室の予約時間を決めるときは、

イベント開始から終了まで

ではなく、

入室して準備を始めてから、片付けを終えて退室するまで

で考えることが大切です。

特に参加人数の多い研修やセミナー、レイアウト変更を伴うワークショップでは、準備と片付けにも時間がかかります。

予約前には、

準備・受付・本番・片付け

にそれぞれ何分必要なのか、一度書き出してみましょう。

どうぶつ会議室では、赤坂・溜池山王、神保町、横浜・関内に、少人数の打ち合わせから40名規模の研修・セミナーまで、用途や人数に合わせて選べる貸し会議室をご用意しています。

開催内容と必要な準備時間を確認し、余裕を持った利用時間で会場をお選びください。