横浜・関内でキックオフミーティングを開くなら｜40名対応「イルカ会議室」で考える進行と会場選び

新しいプロジェクトやチームが始まるときに行われる「キックオフミーティング」。

通常の定例会議とは違い、

「プロジェクトの目的を共有したい」
「メンバー同士で顔を合わせたい」
「役割やスケジュールを確認したい」
「これから何を目指すのか全員で認識を揃えたい」

といった目的で開催されることがあります。

参加人数が多いキックオフでは、会議内容だけでなく、参加者全員が資料を確認できる設備や、意見を共有できる環境も大切です。

横浜・関内の「イルカ会議室」は、最大40名・71㎡の大型貸し会議室です。

65V型モニター、プロジェクター、大型ホワイトボード、Wi-Fiなどをご用意しています。

今回は、キックオフミーティングを開催するときに考えておきたい進行と、会場選びのポイントをご紹介します。

キックオフミーティングとは？

キックオフミーティングは、新しいプロジェクトや取り組みを始めるタイミングで、関係するメンバーが集まって行うミーティングです。

一般的な定例会議では進捗確認や課題解決などが中心になりますが、キックオフでは、

なぜこのプロジェクトを行うのか

何を目指すのか

誰が参加するのか

どのように進めるのか

など、これから活動するための土台を共有することが中心になります。

最初の段階で認識を揃えておくことで、その後のコミュニケーションも取りやすくなります。

最初にプロジェクトの目的を共有する

キックオフで最初に伝えたいのが、プロジェクトの目的です。

スケジュールや細かな作業から説明する前に、

「なぜこの取り組みを行うのか」
「どんな課題を解決したいのか」
「最終的に何を実現したいのか」

を共有します。

参加者によってプロジェクトへの関わり方が違っていても、最初に共通の目的を確認しておくことで、その後の説明を理解しやすくなります。

目的や背景をPowerPointなどにまとめ、参加者全員へ表示しながら説明する方法もあります。

メンバー紹介の時間を作る

複数の部署や社外メンバーが参加するプロジェクトでは、初めて顔を合わせる人がいる場合があります。

そのためキックオフでは、簡単なメンバー紹介を行うことがあります。

たとえば、

名前

所属・部署

今回の担当

プロジェクトで関わる領域

などを一人ずつ共有します。

30名、40名と人数が多い場合は、一人あたりの自己紹介時間をあらかじめ決めておきましょう。

40人が一人1分ずつ話せば、それだけで40分必要です。

参加人数から必要な時間を計算し、プログラム全体とのバランスを考えることが大切です。

役割分担を明確にする

キックオフでは、「誰が何を担当するのか」も確認しておきたいポイントです。

参加者全員がプロジェクトに関わっていても、それぞれの役割が曖昧なままだと、

「これは誰が決める？」
「誰に確認すればいい？」
「この作業はどのチームが担当する？」

といったことが起こる場合があります。

チームや担当ごとに役割を整理し、参加者へ共有しておきましょう。

必要に応じて、担当者やチーム構成を画面に表示すると全体像を確認しやすくなります。

スケジュールは大きな流れから共有する

プロジェクト開始時には、今後のスケジュールも確認します。

ただし、最初から細かな作業予定をすべて説明すると、情報量が多くなりすぎる場合があります。

まずは、

開始

↓

中間目標

↓

重要な確認・承認

↓

完成・実施

など、大きな流れから共有すると全体像を理解しやすくなります。

その後、必要に応じて各チームのスケジュールや直近のタスクへ進みましょう。

65V型モニターで資料を共有

イルカ会議室には65V型モニターをご用意しています。

キックオフでは、

• プロジェクトの目的
• チーム構成
• スケジュール
• 目標
• 参考資料
• 今後の進め方

など、複数の情報を参加者へ共有することがあります。

口頭だけで説明するのではなく、画面へ資料を表示することで、参加者全員が同じ情報を確認しながら進められます。

資料を使用する場合は、開始前にパソコンとの接続や表示を確認しておきましょう。

プロジェクターを使った説明にも

イルカ会議室ではプロジェクターも利用できます。

参加人数や資料の内容、座席配置などに合わせて映像設備を利用できます。

特に参加者が多い場合は、前方だけでなく後方席から資料を確認できるかもチェックしておきましょう。

開始前に実際の資料を表示し、一度後方の席から文字やグラフが見えるか確認しておくと安心です。

ホワイトボードで「その場で決まったこと」を残す

キックオフでは、事前に作った資料を説明するだけでなく、当日の話し合いによって新しく決まることもあります。

イルカ会議室には180×90cmのホーロー製大型ホワイトボードをご用意しています。

たとえば、

当日出た質問

追加で確認すること

決定事項

担当者

次回までのタスク

などを書き出すことができます。

モニターやプロジェクターには事前資料、ホワイトボードには当日生まれた情報というように、役割を分けて使う方法もあります。

質疑応答の時間を最初から確保する

プロジェクトについて説明すると、参加者から質問が出ることがあります。

ところが説明内容を詰め込みすぎると、最後に質疑応答の時間がなくなってしまう場合があります。

キックオフでは、参加者が疑問を残したまま終了しないよう、最初から質問時間をスケジュールに入れておきましょう。

質問が少なかった場合は、その時間を今後の確認や交流に使うこともできます。

40名規模なら進行役を決めておく

参加人数が増えるほど、誰が会議を進めるのかを明確にしておくことが大切です。

進行役は、

「次はプロジェクト概要です」

「ここからメンバー紹介に移ります」

「質問は最後にまとめてお受けします」

など、参加者へ現在の進行状況を伝えます。

発表者が複数いる場合も、進行役が次の担当者へつなぐことで会議を進めやすくなります。

キックオフのタイムスケジュール例

たとえば2時間のキックオフなら、次のような流れが考えられます。

開始〜10分：開会・目的共有

10〜30分：プロジェクト概要

30〜50分：メンバー・役割紹介

50〜70分：スケジュール・進め方の説明

70〜90分：チームごとの確認・意見交換

90〜110分：質疑応答

110〜120分：決定事項・次のアクション確認

これは一例です。

参加人数やプロジェクト内容によって、メンバー紹介を短くしたり、意見交換の時間を長くしたりして調整しましょう。

最後に「次に何をするか」を確認する

キックオフは、プロジェクトについて理解して終わるだけではありません。

終了時には、

次の会議はいつか

それまでに誰が何をするか

どこで情報を共有するか

困ったときは誰へ確認するか

など、次の行動を確認しておきましょう。

ホワイトボードに書いた決定事項を見ながら確認する方法もあります。

参加者が会場を出たあと、「結局何をすればいい？」とならない状態を作ることがポイントです。

関内駅からアクセスしやすい会場を選ぶ

複数の部署や拠点からメンバーが集まるキックオフでは、会場までのアクセスも重要です。

イルカ会議室は、

JR京浜東北・根岸線「関内駅」北口から徒歩3分

横浜市営地下鉄ブルーライン「関内駅」1番出口から徒歩1分

です。

参加者への案内には、会場住所だけでなく、利用する路線と出口まで記載しておくとわかりやすくなります。

横浜・関内でキックオフミーティングをするならイルカ会議室

キックオフミーティングでは、

目的・メンバー・役割・スケジュール・質疑応答・次の行動

を参加者全員で共有することが大切です。

横浜・関内の「イルカ会議室」は、最大40名・71㎡の大型貸し会議室です。

65V型モニター、プロジェクター、180×90cmのホーロー製大型ホワイトボード、Wi-Fi、電源などをご用意しています。

JR関内駅北口から徒歩3分、横浜市営地下鉄ブルーライン関内駅1番出口から徒歩1分。

横浜・関内で新規プロジェクトのキックオフ、方針共有会、チームミーティングなどの会場を探している方は、参加人数や当日の進行に合わせてイルカ会議室をご利用ください。