貸し会議室で社内会議・定例ミーティングをするなら｜会場選びで確認したいポイント

社内会議や定例ミーティングというと、オフィスの会議室で行うイメージがあるかもしれません。

しかし、

「社内の会議室が埋まっている」
「複数拠点のメンバーが集まりやすい場所で開催したい」
「いつものオフィスを離れて集中して話したい」
「参加人数に合った会議室を確保したい」

といった場合には、貸し会議室を利用する方法もあります。

社内会議では、単に人数分の席があればいいとは限りません。

参加人数、会議の内容、モニターやホワイトボード、Wi-Fi・電源、駅からのアクセスなども確認しておくと、当日の進行がスムーズになります。

今回は、社内会議や定例ミーティングで貸し会議室を利用するときに確認したいポイントをご紹介します。

社内会議に貸し会議室を使うメリット

貸し会議室は、必要な日時・人数に合わせて場所を確保できるのが特徴です。

たとえば、

• 自社の会議室が不足している
• 普段と違う環境で集中して話し合いたい
• 他部署や他拠点のメンバーが集まる
• 長時間の会議を予定している
• プロジェクトメンバーだけで集まりたい
• オフィスとは別のエリアに会場が必要

といった場面で利用できます。

毎週・毎月行う定例ミーティングだけでなく、重要なプロジェクト会議や部署横断の打ち合わせなど、目的に合わせて会場を選びましょう。

社内会議の会場選びで確認したい7つのポイント

1．参加人数に合った部屋を選ぶ

まず確認したいのは、当日の参加人数です。

4名の会議と20名の会議では、必要なスペースが大きく異なります。

一方で、最大定員だけを見て選ぶのではなく、

• パソコンを使用するか
• 資料を広げるか
• ホワイトボードを使うか
• グループに分かれて話すか
• 荷物を置くスペースが必要か

なども考えておきましょう。

「何人入れるか」だけでなく、「何人でどのように会議をするか」から部屋を選ぶことが大切です。

2．モニターがあるか

資料を画面に映しながら進める社内会議では、モニターがあると便利です。

たとえば、

• 売上や数値の共有
• スケジュール確認
• プレゼンテーション
• Webサイトや制作物の確認
• オンライン参加者との会議

などに利用できます。

モニターを使う場合は、パソコンとの接続方法も事前に確認しておきましょう。

3．ホワイトボードがあるか

アイデア出しや議題の整理には、ホワイトボードも役立ちます。

会議中に出た意見を書き出すことで、参加者全員が同じ情報を見ながら話を進められます。

特に、

企画会議・ブレインストーミング・プロジェクト会議・研修を兼ねたミーティング

などでは、モニターとホワイトボードの両方があると使い分けできます。

4．Wi-Fiと電源があるか

現在の社内会議では、参加者がパソコンを持ち込むことも多くなっています。

オンライン資料を確認したり、クラウド上のデータを共有したり、別拠点のメンバーがオンライン参加したりする場合には、Wi-Fi環境を確認しておきましょう。

また、長時間の会議ではパソコンやスマートフォンの充電も必要になります。

どうぶつ会議室では、各室にWi-Fiと電源をご用意しています。

5．オンライン参加者がいる場合は設備を確認する

全員が会場に集まるとは限りません。

一部のメンバーがZoomなどで参加する場合は、

• Wi-Fi
• パソコン
• モニター
• カメラ
• マイク
• スピーカー

など、必要な環境を事前に整理しておきましょう。

貸し会議室側にすべての機器が用意されているとは限らないため、必要に応じて持参するものも確認します。

会議開始前に接続テストの時間を確保しておくと安心です。

6．参加者が集まりやすい場所か

複数のオフィスや部署から参加者が集まる場合は、会場のアクセスも重要です。

確認したいのは、

• 最寄り駅
• 利用できる路線
• 駅からの徒歩時間
• 最寄り出口
• 建物名・階数

などです。

毎週・毎月開催する定例会議なら、アクセスのしやすさは参加者の負担にも関わります。

複数路線を利用できる場所など、参加者が集まりやすいエリアから探す方法もあります。

7．準備・片付け時間まで含めて予約する

会議が10時から12時だからといって、予約時間も10時から12時で十分とは限りません。

開始前には、

• パソコンの準備
• Wi-Fiへの接続
• モニターへの接続
• 資料の配布
• 机・椅子の確認

などが必要になる場合があります。

終了後にも資料や荷物の片付け、レイアウトを変更した場合の原状復帰などがあります。

会議本編ではなく、入室から退出までを考えて予約時間を決めましょう。

6名までの社内会議・定例ミーティングならRoom2

少人数の社内会議なら、大型のセミナールームを借りる必要はありません。

赤坂・溜池山王のこぐま会議室Room2は最大6名のビジネス向け会議室です。

少人数での、

• 社内会議
• 定例ミーティング
• プロジェクト会議
• 商談
• 面談
• 採用面接
• オンライン会議

などに利用できます。

「4〜6名で集まって集中して話したい」という場合にも選択肢になります。

最大10名ならカフェ風のRoom1

同じ赤坂・溜池山王には、最大10名のこぐま会議室Room1もあります。

Room1はカフェ風の会議室で、モニター、ホワイトボード、Wi-Fiをご用意しています。

少人数の社内会議だけでなく、

• アイデア出し
• チームミーティング
• 勉強会
• 企画会議
• プロジェクトのキックオフ

などにも利用できます。

フリードリンクもご用意しているため、少し長めの打ち合わせを行う場合にもご活用ください。

10名を超える社内会議ならRoom3・Room4

部署全体の会議や複数チームが集まるミーティングでは、10名を超える場合もあります。

赤坂・溜池山王には、

Room3：最大22名
Room4：最大24名

のセミナールームがあります。

モニター、ホワイトボード、Wi-Fiをご用意しており、机・椅子のレイアウトも変更できます。

全員で行う会議だけでなく、途中でグループに分かれて話し合うミーティングや社内研修などにも利用できます。

神保町で30名規模の社内会議ならコアラ会議室

神保町のコアラ会議室は最大30名・63㎡の大型セミナールームです。

室内には、

• 65インチモニター
• プロジェクター
• 100インチスクリーン
• 大型ホワイトボード
• マイク2本
• Wi-Fi
• 電源

などをご用意しています。

神保町駅A9出口から徒歩3分で、東京メトロ半蔵門線・都営三田線・都営新宿線を利用できます。

竹橋駅・小川町駅・新御茶ノ水駅も徒歩圏内です。

部署全体の会議、全社会議、研修を含む社内ミーティングなど、参加人数が多い場合にもご利用いただけます。

横浜・関内で最大40名ならイルカ会議室

横浜・関内のイルカ会議室は最大40名・71㎡です。

JR京浜東北・根岸線「関内駅」北口から徒歩3分、横浜市営地下鉄ブルーライン「関内駅」1番出口から徒歩1分。

室内には65インチモニター、プロジェクター、大型ホワイトボード、Wi-Fiなどをご用意しています。

横浜・関内エリアで、

• 大人数の社内会議
• 企業研修
• 部署ミーティング
• キックオフミーティング
• 社内勉強会

などを開催する場合にも利用できます。

定例ミーティングの場所を社外にするという選択肢

毎週・毎月の定例会議は、いつも同じ社内会議室で行う必要はありません。

会議室が確保できないときはもちろん、参加メンバーや目的によって社外の貸し会議室を利用する方法もあります。

特に複数拠点からメンバーが集まる場合は、誰か一人のオフィスを基準にするのではなく、参加者全体が集まりやすい駅から会場を探すこともできます。

必要な人数と設備を整理し、その日の会議に合った場所を選んでみてください。

社内会議・定例ミーティング前のチェックリスト

会議前には、次の項目を確認しておきましょう。

• 参加人数は確定しているか
• 会議の議題を共有したか
• 必要な資料を準備したか
• モニターを使用するか
• ホワイトボードを使用するか
• Wi-Fi・電源が必要か
• オンライン参加者がいるか
• 必要な接続機器を確認したか
• 会場へのアクセスを参加者へ共有したか
• 準備・片付け時間を予約に含めたか
• レイアウト変更が必要か
• 終了後の原状復帰方法を確認したか

会議開始前の準備を減らしておけば、限られた時間を話し合いそのものに使いやすくなります。

社内会議の会場は人数・目的・設備から選ぼう

社内会議や定例ミーティングの場所を選ぶときは、単純に「人数が入る会議室」を探すだけではなく、

何人で、何を話し、どの設備を使うのか

を整理することが大切です。

少人数の定例会議ならコンパクトな会議室。

10名を超える部署会議ならセミナールーム。

30〜40名規模なら大型の貸し会議室。

参加人数と会議内容に合わせて選ぶことで、必要以上に大きな部屋を借りたり、当日になって設備が足りなかったりすることを防ぎやすくなります。

赤坂・溜池山王、神保町、横浜・関内で社内会議や定例ミーティングの場所を探している方は、用途と人数に合わせてどうぶつ会議室をご利用ください。

よくある質問

Q. 貸し会議室で社内会議を開催できますか？

はい。社内会議、定例ミーティング、プロジェクト会議などに利用できます。人数と必要な設備に合わせて部屋をお選びください。

Q. 少人数の会議には何名用の部屋がいいですか？

参加人数に少し余裕のある部屋を選ぶと、パソコンや資料を広げやすくなります。赤坂・溜池山王では最大6名のRoom2、最大10名のRoom1をご用意しています。

Q. オンライン参加者がいても利用できますか？

Wi-Fiを利用できます。オンライン会議を行う場合は、使用するパソコンやカメラ、マイクなど必要な機器を事前に確認し、余裕を持って接続テストを行ってください。

Q. 定例会議でも貸し会議室を利用できますか？

はい。社内の会議室が確保できない場合や、複数拠点から参加者が集まる場合など、必要な日時に合わせて貸し会議室を利用する方法があります。

社内会議に利用できる主な「どうぶつ会議室」

赤坂・こぐま会議室

所在地： 〒107-0052 東京都港区赤坂1丁目1-16 細川ビル
最寄り駅： 東京メトロ銀座線・南北線「溜池山王駅」
アクセス： 8番出口から徒歩3分
定員： Room1 最大10名／Room2 最大6名／Room3 最大22名／Room4 最大24名
主な用途： 社内会議／定例ミーティング／商談／面談／研修など

神保町・コアラ会議室

所在地： 〒101-0052 東京都千代田区神田小川町3-7-16 報道ビル7階
最寄り駅： 神保町駅
アクセス： A9出口から徒歩3分
定員・広さ： 最大30名／63㎡
主な設備： 65インチモニター／プロジェクター／100インチスクリーン／大型ホワイトボード／マイク2本／Wi-Fi／電源

横浜・関内・イルカ会議室

所在地： 〒231-0015 神奈川県横浜市中区尾上町3-30-1 横浜フジタビル6階
最寄り駅： JR京浜東北・根岸線「関内駅」／横浜市営地下鉄ブルーライン「関内駅」
アクセス： JR関内駅北口から徒歩3分／ブルーライン関内駅1番出口から徒歩1分
定員・広さ： 最大40名／71㎡
主な設備： 65インチモニター／プロジェクター／大型ホワイトボード／Wi-Fi／電源

※設備・利用条件などは変更になる場合があります。ご予約前に各スペースの最新情報をご確認くださ