横浜・関内で社内勉強会を開くなら｜発表する人・聞く人の両方が参加しやすい会場づくり
どうぶつ会議室
社内で知識や事例を共有するために、勉強会を開催することがあります。
「社員が順番に発表する機会を作りたい」
「部署を越えて知識を共有したい」
「普段の業務で得たノウハウをチームへ伝えたい」
「聞くだけではなく、質問や意見交換もできる時間にしたい」
そんな社内勉強会では、講師一人が長時間説明する研修とは少し違った会場づくりが必要になることがあります。
横浜・関内の「イルカ会議室」は、最大40名・71㎡の大型セミナールームです。
65V型モニター、プロジェクター、ホワイトボード、Wi-Fiなどをご用意しています。
今回は、発表する人と聞く人の両方が参加しやすい社内勉強会を作るためのポイントをご紹介します。
社内勉強会の目的を最初に決める
まず確認したいのが、何のために勉強会を行うのかです。
たとえば、
- 業務で得た知識を共有する
- 成功事例・失敗事例を共有する
- 新しいツールについて学ぶ
- 各部署の取り組みを知る
- 社員がプレゼンを経験する
- 特定のテーマについて意見交換する
などがあります。
目的によって、発表時間や質疑応答の長さも変わります。
「勉強会を開催すること」そのものを目的にせず、終了後に参加者へ何を持ち帰ってほしいのかを考えてみましょう。
一人あたりの発表時間を決める
複数の社員が発表する場合は、一人あたりの時間を事前に決めておきましょう。
たとえば、
発表10分＋質疑応答5分
なら、一人あたり15分です。
4名が発表すれば60分必要になります。
さらに、
開会
発表者の交代
休憩
最後のまとめ
などの時間も必要です。
発表時間だけを足すのではなく、勉強会全体の流れから必要な時間を計算しましょう。
発表者の交代時間も予定に入れる
社内勉強会では、発表者が変わるたびに、
パソコンを交換する
資料を開く
画面へ表示する
マイクを受け渡す
などの作業が発生する場合があります。
一人ずつ別のパソコンを使用する場合は、発表時間とは別に交代時間を考えておきましょう。
可能であれば一台のパソコンへ資料をまとめるなど、発表者が変わっても進行を止めにくい方法を準備しておくとスムーズです。
発表資料は事前に集めておく
当日になって、
「資料が見つからない」
「ファイル形式が違って開けない」
ということがないよう、発表資料は事前に集めておく方法があります。
たとえば、
01_発表者名
02_発表者名
03_発表者名
というように発表順でファイル名を整理しておけば、次の資料へ移りやすくなります。
また、Web上の資料だけに頼らず、必要なファイルはパソコン本体にも用意しておくと安心です。
65V型モニターで資料を共有
イルカ会議室には65V型モニターがあります。
社内勉強会では、
- PowerPointなどのスライド
- グラフ
- 写真
- 業務資料
- Webページ
などを参加者へ共有する際に活用できます。
資料を表示する場合は、開始前に実際のファイルを開き、正常に表示できるか確認しておきましょう。
参加人数が多い場合は、後方席から文字が読めるかも確認することが大切です。
プロジェクターを使った発表にも
イルカ会議室にはプロジェクターもあります。
資料を投影して説明する場合は、
パソコンを接続する
資料を表示する
数枚スライドを進める
ところまで本番前に確認しておきましょう。
特に複数の発表者がいる場合は、使用する機材と資料の切り替え方法を事前に決めておくと進行しやすくなります。
質疑応答を「余った時間」にしない
社内勉強会でよくあるのが、
「発表が長くなって質問時間がなくなった」
というケースです。
質疑応答を行いたい場合は、最初からプログラムへ組み込みましょう。
たとえば、
発表10分
質問5分
と区切っておけば、発表者も時間配分を考えやすくなります。
質問が出なかった場合は、司会者が事前に一つ質問を用意しておく方法もあります。
聞く側も参加できる仕組みを作る
発表者だけが話し続けると、参加者は長時間聞くだけになってしまいます。
そこで、
「質問を一つ考えながら聞く」
「最後に気になった発表を共有する」
「発表後に数分だけ意見交換する」
など、聞く側にも役割を作る方法があります。
勉強会の目的に合わせて、参加者が考えたり話したりする時間を取り入れてみましょう。
ホワイトボードに質問を残す
イルカ会議室ではホワイトボードも利用できます。
たとえば、
参加者から出た質問
あとで確認したいこと
重要なキーワード
次回取り上げたいテーマ
などを書き出す方法があります。
その場ですぐ答えられなかった質問も、ホワイトボードへ残しておけば最後にもう一度確認できます。
事前に用意した資料は画面へ、当日出た情報はホワイトボードへ、と役割を分けることもできます。
発表者が安心して話せる進行にする
社内勉強会では、プレゼンに慣れていない社員が発表することもあります。
そのため、
「時間を超えたらすぐ打ち切る」
という雰囲気にするよりも、
残り時間を知らせる
司会者が次の話題へつなぐ
など、発表者をサポートできる進行を考えておきましょう。
最初に発表時間や質疑応答のルールを共有しておけば、発表者も準備しやすくなります。
40名規模なら司会・タイムキーパーを決める
参加人数や発表者が増えるほど、進行を管理する役割が重要になります。
たとえば、
司会：次の発表者を案内する
タイムキーパー：残り時間を伝える
と役割を分ける方法があります。
少人数の運営なら、一人が両方を担当しても構いません。
誰が進行を管理するのかを事前に決めておくことがポイントです。
勉強会の最後に振り返りの時間を作る
複数の発表を聞いたあと、すぐに解散すると内容を整理する時間がありません。
最後に数分でも、
今日わかったこと
仕事で使えそうなこと
さらに知りたいこと
を振り返る時間を作る方法があります。
次回の勉強会で扱いたいテーマを参加者から集めてもいいでしょう。
一度きりのイベントではなく、継続して知識を共有する仕組みにもつなげられます。
社内勉強会のタイムスケジュール例
たとえば90分の勉強会なら、
0〜10分：開会・目的共有
10〜25分：発表1＋質疑応答
25〜40分：発表2＋質疑応答
40〜55分：発表3＋質疑応答
55〜70分：発表4＋質疑応答
70〜85分：全体で意見交換
85〜90分：まとめ・次回案内
という組み方があります。
これは一例です。
発表人数やテーマに合わせて調整しましょう。
開始前に設備と資料を確認する
当日は参加者が入室する前に、
発表資料
モニター・プロジェクター
パソコン
Wi-Fi
ホワイトボード
などを確認しておきましょう。
どうぶつ会議室の共通FAQでは、通常は予約時間の10分前から入室可能と案内されています。イベント内容によって10分以上の準備が必要な場合は、その準備時間も考えて予約することが大切です。
また、会場の常設設備の電源や配線は、案内がない限り自己判断で変更しないようにしましょう。
横浜・関内で社内勉強会をするならイルカ会議室
社内勉強会では、発表する人だけでなく、聞く人も参加できる進行を考えることが大切です。
横浜・関内の「イルカ会議室」は、最大40名・71㎡の大型セミナールームです。
65V型モニター、プロジェクター、ホワイトボード、Wi-Fiなどをご用意しています。
JR関内駅から徒歩3分。
部署内の勉強会、複数部署での知識共有、社員による事例発表など、まとまった人数で学びを共有する場所を探している方は、発表人数や当日の進行に合わせてイルカ会議室をご利用ください。
