プロジェクト終了後の振り返り会、何を話す？｜赤坂・溜池山王「こぐま会議室Room1」で考える進め方
どうぶつ会議室
プロジェクトやイベントが終了したあと、
「反省会をしたけれど、結局何も次につながらなかった」
「失敗したことばかり話して雰囲気が重くなった」
「良かった点も次回に残したい」
「メンバー全員から意見を聞きたい」
と感じたことはありませんか。
振り返り会は、単純に失敗したことを探すための時間ではありません。
うまくいったこと、改善したいこと、次回も続けたいことなどを整理し、次の仕事へつなげるための時間として活用できます。
赤坂・溜池山王の「こぐま会議室Room1」は、最大10名まで利用できるカフェ風の貸し会議室です。
モニター、ホワイトボード、Wi-Fiなどをご用意しており、少人数のチームミーティングにも利用できます。
今回は、プロジェクト終了後の振り返り会を行うときの進め方をご紹介します。
振り返り会は「反省会」だけにしない
振り返りというと、
「何が悪かったか」
を探す時間になりがちです。
もちろん改善点を確認することは大切ですが、それだけでは次回も続けたい良い取り組みが残りません。
振り返りでは、
うまくいったこと
改善したいこと
次回も続けたいこと
をそれぞれ確認してみましょう。
良かったことも言葉にすることで、次のプロジェクトでも再現しやすくなります。
できるだけ記憶が新しいうちに行う
プロジェクト終了から時間が経つほど、
「そのとき何が大変だったか」
「どうしてその判断をしたか」
といった細かな部分を思い出しにくくなります。
可能であれば、メンバーの記憶が新しいうちに振り返る時間を設けましょう。
すぐに全員が集まれない場合でも、先に各自で気づいたことをメモしておく方法があります。
最初に振り返る範囲を決める
大きなプロジェクトでは、すべてを一度に振り返ろうとすると話題が広がりすぎます。
たとえば、
企画
準備
当日の運営
チーム内の連携
スケジュール
など、テーマを分ける方法があります。
「今日は当日の運営について振り返る」など、最初に範囲を決めると話を整理しやすくなります。
まず一人で考える時間を作る
振り返り会を始めてすぐ、
「何か意見ありますか？」
と全員へ聞くと、発言の早い人を中心に話が進む場合があります。
そこで最初の5分程度は、
良かったこと
困ったこと
次回変えたいこと
を各自で書き出す時間にする方法があります。
一度自分で考えてから共有すれば、参加者それぞれの意見を集めやすくなります。
ホワイトボードで意見を見える形にする
Room1にはホワイトボードがあります。(どうぶつ会議室 -)
振り返りでは、参加者から出た意見を書き出してみましょう。
たとえばホワイトボードを、
KEEP：次回も続けたいこと
PROBLEM：困ったこと・改善したいこと
TRY：次回試したいこと
の3つに分けて整理する方法があります。
意見を見える状態にすることで、似ている内容をまとめたり、複数の課題につながっている原因を考えたりしやすくなります。
「誰が悪かったか」ではなく「何が起きたか」を見る
振り返りで気をつけたいのが、個人を責める時間にしないことです。
たとえば、
「担当者の連絡が遅かった」
だけで終わらせるのではなく、
「いつまでに、どの情報が必要だったのか」
「連絡するタイミングは決まっていたか」
「担当者が判断できる情報は揃っていたか」
まで考えると、次回の改善につなげやすくなります。
人ではなく、出来事や進め方を振り返ることがポイントです。
数字や資料をモニターで確認する
Room1にはモニターがあります。(どうぶつ会議室 -)
プロジェクトの振り返りでは、記憶だけで話すのではなく、
スケジュール
実績
アンケート結果
アクセス数
当日の記録
など、実際の資料を確認しながら話す方法があります。
「思ったより反応が良かった」といった感覚だけでなく、確認できるデータがあれば一緒に見てみましょう。
良かったことは「なぜ良かったか」まで考える
成功したことについても、
「うまくいったね」
だけで終わらせないことが大切です。
たとえば、
「受付がスムーズだった」
なら、
事前に資料をセットしていたから
受付担当を2人にしたから
参加者へ案内を早めに送ったから
など、理由を考えます。
成功した理由がわかれば、次回も同じ方法を取り入れやすくなります。
改善点を全部やろうとしない
振り返りをすると、改善したいことがたくさん出る場合があります。
しかし、そのすべてを次回一度に変えようとすると負担が大きくなります。
そこで、
影響が大きいもの
次回すぐ変えられるもの
何度も同じ問題が起きているもの
などから優先順位を決めましょう。
「次回はまずこの3つを変える」というところまで絞ると、行動につなげやすくなります。
次にやることには担当者を決める
「次回は改善しよう」
だけでは、実際に誰が対応するのかわかりません。
たとえば、
案内メールのテンプレートを修正する：○○さん
受付用チェックリストを作る：○○さん
次回までに機材を確認する：○○さん
というように、具体的な行動と担当を決めます。
必要であれば期限も設定しておきましょう。
60分の振り返り会なら
たとえば60分なら、
0〜5分：目的・振り返る範囲を共有
5〜10分：各自で振り返りを書く
10〜25分：良かったことを共有
25〜40分：改善したいことを共有
40〜50分：次回試すことを決める
50〜60分：担当・期限を確認
という進め方があります。
参加人数やプロジェクトの規模に合わせて調整しましょう。
少人数だから全員の意見を拾う
Room1は最大10名の貸し会議室です。(どうぶつ会議室 -)
少人数の振り返りでは、一部の人だけで話を進めず、参加者全員から意見を聞くことを意識してみましょう。
一人ずつ順番に話す方法でも構いません。
普段あまり発言しないメンバーが、別の視点から重要な気づきを持っていることもあります。
次回のプロジェクトへ記録を残す
振り返り会で良い意見が出ても、その場だけで終わってしまえば、次のプロジェクト開始時には忘れてしまうことがあります。
最後に、
次回も続けること
改善すること
次回試すこと
を記録として残しておきましょう。
次のプロジェクトを始めるときにその記録を確認すれば、過去の経験を活かした状態からスタートできます。
赤坂・溜池山王で少人数の振り返り会ならRoom1
プロジェクト終了後の振り返りでは、
良かったこと
改善したいこと
次回試すこと
を整理し、具体的な行動へつなげることが大切です。
赤坂・溜池山王の「こぐま会議室Room1」は、最大10名まで利用できるカフェ風の貸し会議室です。
モニター、ホワイトボード、Wi-Fiを備え、フリードリンクも用意されています。(どうぶつ会議室 -)
東京メトロ銀座線・南北線「溜池山王駅」8番出口から徒歩3分です。(どうぶつ会議室 -)
プロジェクトの振り返り、チームミーティング、少人数での意見交換など、次の仕事につなげるための話し合いにご利用ください。
