参加人数がまだ決まっていないセミナー、会場はどう選ぶ？｜貸し会議室を早めに押さえるときの考え方

セミナーや研修、説明会を企画するとき、

「まだ募集を始めていないから参加人数がわからない」
「会場を予約したいけれど、何名用を選べばいい？」
「大きめの会場を押さえておいた方が安心？」
「定員ぎりぎりまで募集しても大丈夫？」

と迷うことがあります。

参加人数が確定してから会場を探せればわかりやすいですが、実際には募集開始前に開催場所を決めなければならないケースもあります。

そんなときは「最終的に何名来るか」を当てようとするのではなく、想定人数と当日の使い方から必要な会場規模を考えることが大切です。

今回は、参加人数がまだ決まっていない段階で貸し会議室を選ぶときの考え方をご紹介します。

まず「何人来そうか」ではなく募集条件を整理する

最初に確認したいのが、イベントそのものの募集条件です。

たとえば、

定員20名で募集するセミナー

と、

定員を設けずに申し込みを受け付けるセミナー

では、会場の選び方が変わります。

まずは、

• 何名程度を想定しているか
• 最大何名まで受け付けるか
• 最低何名集まれば開催するか
• 社内限定か一般募集か
• 当日参加を受け付けるか

などを整理してみましょう。

参加者数がまだわからなくても、募集できる上限を決めれば必要な会場規模を考えやすくなります。

参加者だけでなく講師・スタッフも人数に入れる

会場の定員を考えるときに忘れやすいのが、運営側の人数です。

たとえば、

参加者20名

講師1名

受付・運営スタッフ2名

なら、実際に会場へ入るのは23名です。

「20名募集だから20名用の会場」と考えると、運営側のスペースが足りなくなる可能性があります。

会場を選ぶときは、

参加予定者＋講師＋スタッフ＋その他の関係者

まで含めて考えましょう。

「最大定員」と「使いやすい人数」は別に考える

貸し会議室には最大定員が設定されています。

ただし、最大定員まで入れることと、予定しているイベントをその人数で行いやすいことは必ずしも同じではありません。

たとえば参加者全員が、

ノートパソコンを使用する

資料を机いっぱいに広げる

グループワークで席を移動する

といったイベントでは、単純に着席する場合よりもスペースが必要になります。

最大定員だけで判断せず、当日の使い方まで考えて会場を選びましょう。

パソコンを使う研修なら余裕を見る

参加者がノートパソコンを持ち込む研修では、

パソコン
マウス
資料
筆記用具
飲み物

などを机に置くことがあります。

同じ20名でも、講師の説明を聞くだけのセミナーと、全員がパソコンで作業する研修では必要なスペースが異なります。

参加人数がまだ確定していない場合でも、パソコンを使うことが決まっているなら、席数だけでなく机上スペースも考えておきましょう。

グループワークがあるなら移動スペースも必要

研修やワークショップでは、途中で参加者をグループに分けることがあります。

たとえば20名なら、

4名×5グループ

5名×4グループ

などです。

グループ形式へ変更する場合は、参加者が座れるだけでなく、机・椅子を動かしたり、人が移動したりするスペースも必要になります。

募集人数を決める前に、

「講義形式だけなのか」

「途中でグループワークをするのか」

まで考えておくと、必要な会場の広さを判断しやすくなります。

受付スペースも人数に合わせて考える

一般募集のセミナーや会社説明会では、受付を設けることがあります。

参加者が多くなるほど、開始直前に入口付近へ人が集中する可能性があります。

そのため、

入口

↓

受付

↓

資料受け取り

↓

着席

という動線を確保できるかも確認しましょう。

定員いっぱいまで座席を設置すると、受付や参加者の移動に使えるスペースが少なくなることもあります。

荷物の量も意外と重要

参加者が冬場にコートを着ていたり、大きなバッグや仕事用パソコンを持っていたりすると、荷物を置くスペースも必要になります。

また、主催者側にも、

配布資料
パソコン
機材
受付用品

などの荷物があります。

参加人数が多いイベントほど、座席以外に必要なスペースも増える可能性があります。

会場の写真を見るときは、机と椅子だけでなく、通路や周囲のスペースにも注目してみましょう。

少し大きめの会場を選べば安心？

参加人数が決まっていないと、

「とりあえず一番大きな部屋を予約しておけば安心」

と考えることがあります。

確かに人数が増えた場合には対応しやすくなります。

一方で、少人数のイベントに対して会場が大きすぎると、参加者同士の距離が広くなり、予定していた雰囲気と合わないこともあります。

また、必要以上に大きな会場を選ぶことが費用面で適切とは限りません。

想定人数と最大人数の両方を考え、その範囲に合う会場を探しましょう。

最低人数・想定人数・最大人数の3つを決める

参加人数が確定していない場合は、

最低人数

想定人数

最大人数

の3つを決めてみる方法があります。

たとえば、

最低10名

想定15名

最大20名

というイベントなら、15名程度で使いやすく、最大20名になった場合にも対応できる会場を探します。

「何人来るかわからない」という状態をそのままにせず、人数に幅を持たせて考えると会場を選びやすくなります。

申し込み状況を途中で確認する

募集開始後は、定期的に申し込み人数を確認しましょう。

想定より早く定員へ近づいている場合は、追加募集をどうするのか判断する必要があります。

反対に参加者が少ない場合でも、開催内容によってはそのまま実施できます。

会場を予約したあとも、

現在の申込数

残り募集枠

当日のスタッフ数

を確認しておくと、机・椅子や資料の準備数を決めやすくなります。

会場を決めたら募集人数も会場に合わせる

会場の最大定員を超えて参加者を受け入れることはできません。

そのため会場が決まったら、募集ページなどに掲載する定員も会場に合わせて設定しましょう。

また、最大定員いっぱいまで募集する場合は、講師やスタッフを含めた人数が定員を超えないかも確認します。

申し込みが想定以上に増えたからといって、当日に座席だけ追加することがないよう注意しましょう。

どうぶつ会議室は人数に合わせて選べます

どうぶつ会議室には、少人数の打ち合わせから40名規模のセミナーまで、人数に合わせて選べる貸し会議室があります。

赤坂・溜池山王の「こぐま会議室」は、

Room2：最大6名

Room1：最大10名

Room3：最大22名

Room4：最大24名

神保町の「コアラ会議室」は最大30名。

横浜・関内の「イルカ会議室」は最大40名です。

参加人数だけでなく、会議、商談、研修、セミナー、説明会などの用途や必要な設備も確認して会場を選びましょう。

参加人数が決まっていなくても会場は選べる

セミナーや研修の参加人数がまだ確定していなくても、

最低人数

想定人数

最大人数

を整理すれば、必要な会場規模を考えることができます。

さらに、

講師・スタッフの人数

パソコン利用

グループワーク

受付

荷物

など、当日の使い方まで考えることがポイントです。

「最大何名入れるか」だけではなく、参加者がその会場でどのように過ごすのかまで想像して、イベントに合った貸し会議室を選びましょう。