神保町でセミナー・研修を開くなら30分前に何をする？｜コアラ会議室の事前準備チェックリスト
どうぶつ会議室
セミナーや社内研修を開催するとき、当日の内容と同じくらい大切なのが「開始前の準備」です。
「プロジェクターが映らない」
「受付の準備が終わる前に参加者が来た」
「マイクを確認していなかった」
「後ろの席から資料が見えにくかった」
こうしたことが開始直前にわかると、予定していた時間通りに始められない場合があります。
神保町の「コアラ会議室」は、予約時間の30分前から入室できます。
今回は、この30分を使ってセミナー・研修の準備を進める場合のチェックポイントをご紹介します。
コアラ会議室は予約時間の30分前から入室可能
どうぶつ会議室では通常、予約時間の10分前から入室できます。
ただし、神保町の「コアラ会議室」は、建物のエレベーターが小型で移動に時間がかかる場合があるため、予約時間の30分前から入室可能です。
たとえば13時から予約している場合は、12時30分から入室できます。
参加人数の多いセミナーや研修では、この時間を使って機材や資料、受付などを準備しておきましょう。
なお、清掃スタッフが室内にいる場合があります。
30分前｜入室したら最初に室内を確認
入室したら、すぐに細かな準備へ入るのではなく、まず室内全体を確認しましょう。
たとえば、
- 机・椅子の配置
- 前方の設備
- 参加者が通る通路
- 受付を設置する場所
- 荷物を置く場所
などです。
コアラ会議室は最大30名・63㎡の大型セミナールームです。
机・椅子のレイアウトは変更できますが、退室時には元の配置へ戻す必要があります。
レイアウトを変更する場合は、最初に作業しておくとその後の準備を進めやすくなります。
25分前｜パソコンと映像設備を接続する
次に、セミナーや研修で使用するパソコンを準備します。
コアラ会議室には、65V型モニターと天井常設のプロジェクターをご用意しています。
プロジェクターの機種はEPSON「EB-W06」です。
また、100インチの手動スクリーンがあります。
映像設備を使用する場合は、
パソコンを接続する
↓
実際に使用する資料を表示する
↓
スライドを数枚進める
ところまで確認しておきましょう。
「接続できたから大丈夫」ではなく、本番で使用するファイルが正常に表示されるところまで確認することがポイントです。
プロジェクターが映らない場合に確認すること
コアラ会議室では、プロジェクターが映らない場合の確認方法をご案内しています。
まず、
プロジェクターの電源が入っているか
を確認します。
次に、
HDMIケーブルが奥まで差し込まれているか
を確認してください。
Type-Cなどの変換アダプターを使用している場合は、接続が正しいかも確認します。
そのうえで、プロジェクターのリモコンから「HDMI検出」を行います。
別の端末がある場合は、端末を変えて映るか確認する方法もあります。
すべて確認しても映らない場合は、機器の電源を切って再起動してください。
機器の相性や設定によって接続できない場合もあるため、開始直前ではなく時間に余裕を持って確認しておくことが大切です。
20分前｜マイクを確認する
コアラ会議室にはマイクを2本ご用意しています。
セミナーや研修で使用する場合は、参加者が来る前に確認しておきましょう。
たとえば、
1本目：講師
2本目：司会・進行役
として使うことができます。
質疑応答や参加者の発表で使用する場合は、2本目を参加者側へ回す方法もあります。
当日の進行を確認し、誰がどのマイクを使うのか決めておくとスムーズです。
15分前｜ホワイトボードと資料を準備する
コアラ会議室には90×180cmの大型ホワイトボードがあります。
研修開始前に、
本日のテーマ
タイムスケジュール
グループ分け
休憩時間
などを書いておく方法もあります。
また、参加者へ配布する資料がある場合は、このタイミングで準備しておきましょう。
受付で渡す場合は一人分ずつまとめておく。
各席へ置く場合は参加人数分あるか確認する。
資料の配布方法まで決めておくと、参加者が来てから慌てずに済みます。
10分前｜後方の席から画面を見る
機材を操作する主催者は、前方にいることが多くなります。
そのため、画面が見やすいか確認するときも前方だけで判断してしまいがちです。
準備ができたら、一度会場後方の席へ移動してみましょう。
確認したいのは、
- スライドのタイトルが読めるか
- 本文の文字が小さすぎないか
- グラフや数字が見えるか
- ホワイトボードを確認できるか
などです。
30名規模のセミナーでは、前方と後方で画面までの距離が変わります。
後ろから見えにくければ、開始前に資料を調整できます。
受付を設置する場合は参加者の動線を確認
受付を設けるセミナーや研修では、参加者がどのように入室するかも確認しましょう。
理想は、
入室
↓
受付
↓
資料受け取り
↓
着席
という流れです。
入口付近に参加者が集中しないよう、受付担当者の位置や資料を置く場所も決めておきます。
コアラ会議室の建物はエレベーターが小型のため、参加者が一度に移動できない場合があります。
主催者は時間に余裕を持ってゲストを案内しましょう。
5分前｜主催者それぞれの役割を確認
準備が終わったら、最後に運営側の役割を確認します。
たとえば、
受付担当
司会
講師
マイクを渡す担当
時間を確認する担当
などです。
少人数の運営なら一人が複数の役割を担当することもあります。
大切なのは、参加者が来てから「誰が受付する？」と相談し始めないことです。
開始直前の数分で、当日の流れをもう一度確認しておきましょう。
30分で全部準備できない場合は？
30分前から入室できるからといって、必ずすべての準備が30分で終わるとは限りません。
大きなレイアウト変更を行う場合や、配布物が多い場合、複数の機材を使用する場合などは、さらに準備時間が必要になることがあります。
30分前入室は、予約時間そのものが30分延長されるという意味ではありません。
イベント内容を確認し、準備にそれ以上の時間が必要な場合は、必要な時間を含めて予約することも検討しましょう。
参加者へは神保町駅A9出口を案内
コアラ会議室は、
都営三田線・都営新宿線・東京メトロ半蔵門線「神保町駅」A9出口から徒歩3分
です。
会場は東京都千代田区神田小川町3-7-16 報道ビル7階にあります。
参加者への案内には、住所だけでなく、
「神保町駅A9出口から徒歩3分・報道ビル7階」
まで記載しておくとわかりやすくなります。
竹橋駅、小川町駅、新御茶ノ水駅も徒歩圏内です。
退室時にはレイアウトを元へ戻す
開始前にレイアウトを変更した場合は、退室時に元の配置へ戻します。
そのため当日のタイムスケジュールは、
準備 → セミナー・研修 → 片付け → 原状復帰 → 退室
まで考えておきましょう。
本編を予約終了時刻ぎりぎりまで続けると、片付けの時間がなくなります。
終了前にも余裕を持った進行を心がけましょう。
神保町でセミナー・研修をするならコアラ会議室
セミナーや研修を予定通り始めるためには、参加者が来る前の準備が大切です。
神保町の「コアラ会議室」は、予約時間の30分前から入室できます。
最大30名・63㎡。
65V型モニター、EPSON EB-W06プロジェクター、100インチ手動スクリーン、90×180cmホワイトボード、マイク2本、Wi-Fiなどをご用意しています。
神保町駅A9出口から徒歩3分。
神保町でセミナー、社内研修、勉強会、説明会などを予定している方は、30分前からの時間も活用し、機材・資料・受付などを事前に確認して本番に備えましょう。
