半日・長時間の社内研修を成功させるには？｜神保町「コアラ会議室」で考える休憩とタイムスケジュール

3時間や半日など、長時間の社内研修を開催するとき、

「休憩はどのタイミングで入れればいい？」
「講義ばかりで参加者が疲れないか心配」
「グループワークにはどのくらい時間が必要？」
「予定通りに研修が終わらない」

と悩むことがあります。

研修会場を選ぶときは、参加人数や設備だけでなく、参加者がその場所でどのように時間を過ごすのかまで考えておくことが大切です。

神保町の「コアラ会議室」は、最大30名・63㎡の貸し会議室です。

65インチモニター、プロジェクター、大型ホワイトボード、マイク2本、Wi-Fiなどをご用意しています。

今回は、3時間・半日などの長時間研修を行うときに考えておきたい、休憩とタイムスケジュールの作り方をご紹介します。

長時間研修は「内容」だけでなく「時間の配分」を考える

研修を企画するときは、

「これを説明したい」
「この資料を使いたい」
「このテーマについて話し合いたい」

と、内容から考えることが多いのではないでしょうか。

もちろん内容は重要ですが、3時間・半日と研修時間が長くなる場合は、それをどのような順番で行うかも大切です。

たとえば3時間ずっと講義を聞き続ける場合と、

講義 → 休憩 → グループワーク → 発表

と内容が切り替わる場合では、参加者の過ごし方も変わります。

研修内容を決めたら、次に「何分ずつ行うのか」まで考えてみましょう。

最初に研修全体のゴールを決める

タイムスケジュールを作る前に、

「研修終了時に参加者がどうなっていてほしいのか」

を決めておくと、必要なプログラムを整理しやすくなります。

たとえば、

「新しい制度について理解する」

ことが目的なら、説明と質疑応答が中心になるかもしれません。

「参加者自身が課題について考えられるようになる」

ことが目的なら、講義だけでなく個人ワークやグループワークが必要になる場合があります。

目的が明確になれば、「入れたい内容」と「なくてもいい内容」を整理しやすくなります。

3時間研修のタイムスケジュール例

たとえば13時から16時までの3時間研修なら、次のような組み方があります。

13:00〜13:10　研修の説明・目的共有

13:10〜14:00　前半講義

14:00〜14:10　休憩

14:10〜14:50　後半講義

14:50〜15:20　グループワーク

15:20〜15:45　グループごとの発表・共有

15:45〜16:00　まとめ・質疑応答

これはあくまで一例です。

研修の目的によって、講義を長くしたり、グループワークを増やしたり、質疑応答の時間を多めに取ったりできます。

大切なのは、3時間すべてを一つの内容で埋めるのではなく、参加者が何をする時間なのかを区切って考えることです。

休憩時間は最初から予定に入れる

研修内容を詰め込んだ結果、

「時間が余ったら休憩」

というスケジュールになることがあります。

しかし長時間研修では、休憩もプログラムの一部として最初から入れておく方法があります。

休憩時間が決まっていれば、講師側も、

「ここまでを休憩前に説明する」

と区切りを作りやすくなります。

参加者にとっても、次の休憩時間がわかっていることで研修全体の流れを把握しやすくなります。

講義とグループワークを組み合わせる

長時間の研修では、講師の説明だけでなく、参加者自身が考えたり話したりする時間を組み合わせる方法があります。

たとえば、

講義で知識を得る

↓

個人で考える

↓

グループで意見を交換する

↓

全体で共有する

という流れです。

講義で聞いた内容についてすぐに話し合う時間を設ければ、「聞いて終わり」ではなく、その内容について参加者自身が考える機会を作れます。

グループワークは説明時間も含めて考える

「グループワーク30分」と予定していても、実際に30分すべてを話し合いに使えるとは限りません。

最初に、

• 何について話すのか
• 何人で話すのか
• 最後に何を発表するのか
• 誰が記録するのか

などを説明する時間が必要です。

さらに、机や椅子を移動する場合はレイアウト変更の時間もかかります。

そのため、

説明5分＋話し合い20分＋まとめ5分

など、グループワークの中も細かく分けて考えておくと進行しやすくなります。

発表時間は「人数×時間」で計算する

グループワーク後に発表を行う場合は、グループ数から必要な時間を計算しておきましょう。

たとえば6グループがあり、

1グループ3分発表＋交代1分

なら、単純計算でも24分必要です。

さらに司会者のコメントや質疑応答を加えると、もう少し時間がかかります。

「発表は20分くらい」と感覚で決めるのではなく、グループ数と1組あたりの時間から計算すると、スケジュールがずれにくくなります。

モニター・プロジェクターを講義で活用する

コアラ会議室には、65インチモニターとプロジェクターをご用意しています。

研修では、

• PowerPointのスライド
• グラフや表
• 写真
• Webページ
• 社内資料

などを参加者へ共有する際に利用できます。

映像設備を使う場合は、研修開始前にパソコンを接続し、実際の資料を表示して確認しておきましょう。

休憩後に別の資料を使用する場合も、事前にファイルを開きやすい状態にしておくと進行がスムーズです。

ホワイトボードは当日出た意見の整理に

コアラ会議室には大型ホワイトボードもあります。

モニターやプロジェクターには事前に作った資料を表示し、ホワイトボードには、

参加者から出た意見

グループワークの結果

質問

研修の重要ポイント

などを書く使い方ができます。

研修の最後にホワイトボードを見ながら一日の内容を振り返る方法もあります。

30名規模ならマイクも活用する

参加人数が増えると、講師の声が後方まで届くかも確認しておきたいポイントです。

コアラ会議室ではマイクを2本ご用意しています。

たとえば、

1本を講師

1本を司会・進行役

として使用する方法があります。

参加者の発表や質疑応答でマイクを使う場合は、誰がマイクを渡すのかまで決めておくと進行しやすくなります。

「予定通り進まない時間」も想定する

研修では、

「質問が予想以上に多かった」
「グループワークが盛り上がった」
「機材の切り替えに時間がかかった」

など、予定通りに進まないことがあります。

そのためタイムスケジュールを分刻みで埋めすぎず、少し余裕を持たせておく方法もあります。

特に最後のまとめや質疑応答の時間を削らなくて済むよう、途中で調整できる部分を決めておくと安心です。

研修開始前と終了後の時間も必要

研修が13時から16時だからといって、会場を13時から16時だけ使用すればいいとは限りません。

開始前には、

• モニター・プロジェクターの確認
• マイクの確認
• 配布資料の準備
• ホワイトボードの準備
• 受付
• 机・椅子の確認

などがあります。

終了後には資料の回収や片付け、レイアウトの原状復帰なども必要です。

研修そのものだけでなく、準備から片付けまでを一つのスケジュールとして考えることが大切です。

神保町で半日・長時間の社内研修ならコアラ会議室

半日や長時間の社内研修では、

研修内容・休憩・グループワーク・発表・準備・片付け

まで含めてタイムスケジュールを作ることが大切です。

神保町の「コアラ会議室」は、最大30名・63㎡の貸し会議室です。

65インチモニター、プロジェクター、大型ホワイトボード、マイク2本、Wi-Fi、電源などをご用意しています。

神保町駅A9出口から徒歩3分。

神保町で3時間・半日などの社内研修、勉強会、セミナーを予定している方は、参加人数だけでなく、当日の時間の使い方まで考えて会場をお選びください。