貸し会議室で交流会・懇親会を開くなら｜会場選びと準備で確認したいポイント

交流会や懇親会を開催するとき、意外と悩むのが会場選びです。

「参加者同士が話しやすい場所にしたい」
「セミナーのあと、そのまま交流する時間を作りたい」
「会社や学校以外の場所で集まりたい」
「駅から分かりやすい会場を探したい」

そんなときは、貸し会議室やレンタルスペースを利用する方法があります。

交流会というと飲食店を思い浮かべることもありますが、勉強会後の交流タイム、異業種交流会、社内交流会、コミュニティの集まりなど、会話や情報交換を中心とした交流会なら貸し会議室も選択肢になります。

今回は、交流会・懇親会の会場を選ぶときに確認したいポイントと、開催前の準備について紹介します。

交流会・懇親会の会場は「参加人数」だけで選ばない

会場を探すとき、最初に確認したいのは参加人数です。

ただし、

「20人参加するから定員20人以上」

だけで決めてしまうと、当日になって使いにくさを感じることがあります。

交流会では、参加者が席に座ったままとは限りません。

参加者同士で話したり、グループを作ったり、前方で簡単な説明をしたりする場合もあります。

そのため、定員とあわせて、

• どのような形式で交流するのか
• 全員着席するのか
• グループに分かれるのか
• セミナーや勉強会も同時に行うのか
• モニターやプロジェクターを使うのか

まで考えて会場を選びましょう。

交流会の会場選びで確認したい7つのポイント

1．参加人数に合った広さがあるか

まずは参加予定人数を確認します。

交流会では、単純に人数分の椅子があればいいとは限りません。

参加者同士が移動して話す場合や、グループを作って交流する場合には、ある程度の余裕が必要です。

反対に、6〜10名程度の小規模な交流会なら、大型のセミナールームより少人数向けのスペースの方が話しやすいこともあります。

人数と交流方法の両方から必要な広さを考えることが大切です。

2．机・椅子のレイアウトを変更できるか

交流会では、開催内容によって適したレイアウトが変わります。

たとえば、

• 前半はセミナー形式
• 後半はグループ交流
• 数名ずつに分かれて自己紹介
• 最後に全員で情報共有

といった進行も考えられます。

途中で形式を変える場合は、机や椅子のレイアウトを変更できる会場が便利です。

レイアウト変更を行う場合は、終了後に原状復帰が必要かどうかも確認しておきましょう。

3．駅からアクセスしやすいか

さまざまな場所から参加者が集まる交流会では、アクセスも重要です。

特に初めて会う人同士が集まるイベントでは、参加者全員が会場の場所を知っているとは限りません。

• 最寄り駅
• 利用できる路線
• 最寄り出口
• 駅からの徒歩時間
• 建物名
• 階数

まで確認しておきましょう。

参加案内を送るときも、住所だけではなく「○○駅○番出口から徒歩○分」まで記載すると分かりやすくなります。

4．モニターやプロジェクターが必要か

交流そのものが中心なら、映像設備が必要ない場合もあります。

一方、

• 開始時にイベントの説明をする
• 参加者へスライドを見せる
• 自己紹介資料を投影する
• 勉強会やセミナーを同時開催する
• 最後に全体へ案内をする

といった場合は、モニターやプロジェクターがあると便利です。

利用する場合は、パソコンとの接続方法も事前に確認しておきましょう。

5．Wi-Fiと電源があるか

参加者がスマートフォンやパソコンを利用するイベントでは、Wi-Fiや電源も確認しておきたい設備です。

どうぶつ会議室では、各室にWi-Fiと電源をご用意しています。

オンライン資料を共有したり、参加者がパソコンを使ったりする交流会の場合は、必要な設備を事前に整理しておきましょう。

6．飲食のルールを確認する

交流会や懇親会では、飲み物や軽食を用意したい場合もあります。

ただし、飲食できる範囲やゴミの扱いは施設・部屋によって異なります。

「レンタルスペースだから何でも持ち込める」と判断せず、予約する部屋の利用ルールを確認してください。

特に大人数のイベントではゴミの量も増えやすいため、持ち帰りが必要なのか、施設で処理できるのかも事前に確認しておくと安心です。

7．準備・片付け時間まで予約に含める

交流会が18時から20時だからといって、18時から20時だけ予約すれば十分とは限りません。

開催前には、

• 机・椅子の配置
• 受付準備
• 資料の設置
• モニターやプロジェクターの接続
• 主催者同士の打ち合わせ

などが必要です。

終了後にも、片付けやレイアウトの原状復帰があります。

イベント本編ではなく、準備開始から退出までを一つの利用時間として考えると、当日慌てにくくなります。

交流会の規模から会場を選ぶ

交流会の参加人数によって、使いやすい部屋は変わります。

6〜10名程度の小規模な交流会

少人数なら、参加者同士の距離が近いスペースでも開催できます。

赤坂・溜池山王のこぐま会議室には、

Room1：最大10名
Room2：最大6名

の少人数向け会議室があります。

特にRoom1はカフェ風の空間なので、少人数での勉強会や交流を含む集まりなどにも利用できます。

20名前後の交流会

参加人数が10名を超えてくると、セミナールームも選択肢になります。

赤坂・溜池山王には、

Room3：最大22名
Room4：最大24名

のセミナールームがあります。

勉強会やセミナーを開催したあと、そのまま参加者同士の交流時間を設けるような使い方にも利用できます。

30名規模の交流会

神保町のコアラ会議室は、最大30名・63㎡の大型セミナールームです。

65インチモニター、プロジェクター、大型ホワイトボード、Wi-Fi、電源をご用意しています。

長机・椅子のレイアウトも変更できるため、前半をセミナー、後半を交流の時間にするといった開催方法にも対応できます。

最大40名規模のイベント

横浜・関内のイルカ会議室は、最大40名の大型セミナールームです。

参加人数が多い交流会や、セミナー・研修と交流時間を組み合わせたイベントなどで利用できます。

人数が増えるほど受付や参加者の移動にも時間がかかるため、余裕を持った進行を考えておきましょう。

赤坂・溜池山王で交流会を開催するなら

赤坂のこぐま会議室は、東京メトロ銀座線・南北線「溜池山王駅」8番出口から徒歩3分です。

銀座線を利用する新橋・銀座・日本橋・赤坂見附・青山一丁目・表参道・渋谷方面、南北線を利用する六本木一丁目・四ツ谷・市ケ谷・飯田橋方面などから参加者が集まる場合にも利用できます。

少人数向けのRoom1・Room2から、最大22名のRoom3、最大24名のRoom4まであるため、参加人数に合わせて部屋を選べます。

神保町で交流会を開催するなら

神保町のコアラ会議室は、神保町駅A9番出口から徒歩3分です。

東京メトロ半蔵門線・都営三田線・都営新宿線が利用でき、竹橋駅・小川町駅・新御茶ノ水駅も徒歩圏内です。

最大30名・63㎡で、モニター・プロジェクター・ホワイトボードもあるため、交流だけでなくセミナーや勉強会を組み合わせたい場合にも利用できます。

横浜・関内で交流会を開催するなら

横浜・関内のイルカ会議室は、最大40名まで利用できます。

JR京浜東北・根岸線「関内駅」から徒歩3分、横浜市営地下鉄ブルーライン「関内駅」1番出口から徒歩1分です。

横浜・関内エリアで参加人数の多い交流会や、セミナー・研修後の交流を含むイベント会場を探している場合にもご検討ください。

交流会開催前のチェックリスト

開催前には、次の項目を確認しておきましょう。

• 参加人数は確定しているか
• 当日のタイムスケジュールを決めたか
• 受付方法を決めたか
• 机・椅子の配置を決めたか
• 必要な資料を用意したか
• モニターやプロジェクターを使うか
• Wi-Fiや電源が必要か
• 飲食する場合は利用ルールを確認したか
• ゴミの処理方法を確認したか
• 参加者へアクセス案内を送ったか
• 準備・片付け時間を確保したか
• レイアウト変更後の原状復帰方法を確認したか

参加人数が多くなるほど、当日の運営を一人で行うのは難しくなります。

受付、司会、会場案内など、必要に応じて主催者側の役割も決めておきましょう。

交流会・懇親会は「どんな時間にしたいか」から会場を選ぼう

交流会の会場選びでは、参加人数だけでなく、参加者にどのように過ごしてもらいたいかを考えることが大切です。

少人数でじっくり話したいのか。

セミナーのあとに参加者同士で交流したいのか。

グループに分かれて情報交換したいのか。

30〜40名規模のイベントを開催したいのか。

目的によって必要な広さや設備は変わります。

赤坂・溜池山王、神保町、横浜・関内で交流会や懇親会の会場を探している方は、参加人数と当日の進行に合わせてスペースを選んでみてください。

よくある質問

Q. 貸し会議室で交流会を開催できますか？

交流会や勉強会後の情報交換などに利用できる貸し会議室があります。利用目的や開催内容が各施設のルールに合っているか、予約前に確認してください。

Q. 交流会では定員ぴったりの部屋でも大丈夫ですか？

全員が着席したままなら利用できる場合もありますが、参加者が移動したりグループに分かれたりする場合は、余裕のある会場の方が使いやすくなります。

Q. 飲食はできますか？

飲食ルールは部屋によって異なります。飲食物を持ち込む場合は、予約するスペースのルールとゴミの処理方法を事前に確認してください。

Q. セミナーのあとに交流会をすることはできますか？

会場の利用ルールの範囲内であれば、同じ部屋でセミナーや勉強会を行ったあと、交流の時間を設ける方法もあります。レイアウトを変更する場合は、片付けと原状復帰の時間も確保しておきましょう。

交流会に利用できる主な「どうぶつ会議室」

赤坂・こぐま会議室

所在地： 〒107-0052 東京都港区赤坂1丁目1-16 細川ビル
最寄り駅： 東京メトロ銀座線・南北線「溜池山王駅」
アクセス： 8番出口から徒歩3分
定員： Room1 最大10名／Room2 最大6名／Room3 最大22名／Room4 最大24名
主な用途： 少人数の集まり／勉強会／セミナー／研修／交流を含むイベントなど

神保町・コアラ会議室

所在地： 〒101-0052 東京都千代田区神田小川町3-7-16 報道ビル7階
最寄り駅： 神保町駅
アクセス： A9番出口から徒歩3分
定員・広さ： 最大30名／63㎡
主な設備： 65インチモニター／プロジェクター（EPSON EB-W06）／100インチスクリーン／大型ホワイトボード／マイク2本／Wi-Fi／電源
特徴： レイアウト変更可能

横浜・関内・イルカ会議室

所在地： 〒231-0015 神奈川県横浜市中区尾上町3-30-1 横浜フジタビル6階
最寄り駅： JR京浜東北・根岸線「関内駅」／横浜市営地下鉄ブルーライン「関内駅」
アクセス： JR関内駅北口から徒歩3分／ブルーライン関内駅1番出口から徒歩1分
定員・広さ： 最大40名／71㎡
主な用途： セミナー／研修／勉強会／交流を含むイベントなど

※設備・利用条件・飲食ルールなどは部屋によって異なります。ご予約前に各スペースの最新情報をご確認ください。