オンライン会議に貸し会議室を使うメリット｜Wi-Fi・モニターなど会場選びのポイント

Zoomなどを使ったオンライン会議は、自宅やオフィスだけでなく、貸し会議室やレンタルスペースから参加することもできます。

「外出先から重要なオンライン会議に参加したい」
「複数人で同じ場所からWeb会議に参加したい」
「自宅では仕事の打ち合わせをしにくい」

そんな時に選択肢になるのが、オンライン会議に必要な設備を備えた貸し会議室です。

ただし、オンライン会議で利用する場合は、単に「Wi-Fiがある会議室」を選べばよいわけではありません。

Wi-Fi・モニター・電源・パソコンとの接続方法・利用人数など、実際のオンライン会議を想定して会場を選ぶことが大切です。

この記事では、オンライン会議に貸し会議室を使うメリットと、予約前に確認したいポイントを紹介します。

オンライン会議に貸し会議室を使うメリット

会議をする場所と時間を確保できる

カフェなどからオンライン会議に参加しようとしても、必ず席を確保できるとは限りません。

貸し会議室なら、必要な時間帯に利用する場所をあらかじめ予約できます。

「○時から重要な打ち合わせがある」という場合でも、その時間に合わせて場所を確保できるのがメリットです。

複数人で同じオンライン会議に参加できる

オンライン会議というと一人で参加するイメージもありますが、社内メンバー数人が同じ場所から参加するケースもあります。

たとえば、

• 社内3名＋取引先はオンライン
• 採用担当者2名＋応募者はオンライン
• 東京側のチーム＋別拠点のチーム

といった使い方です。

複数人で参加する場合は、人数に合ったテーブルや椅子に加えて、参加者全員が画面を確認できるモニターがあると会議を進めやすくなります。

モニターを使って画面を共有できる

ノートパソコンだけでもオンライン会議はできますが、複数人で一つの画面を見るには小さく感じる場合があります。

大型モニターがある会議室なら、オンライン参加者や共有資料を大きな画面に表示する使い方もできます。

特に複数人で参加するWeb会議では、モニターの有無だけでなく、使用するパソコンを接続できるかまで確認しておきましょう。

オンライン会議の会場選びで確認したい6つのポイント

1．Wi-Fi

まず確認したいのがインターネット環境です。

オンライン会議では映像と音声を継続して送受信するため、Wi-Fi環境の確認は欠かせません。

ただし、施設のWi-Fiは通信状況や利用環境によって状態が変わる可能性があります。

重要な商談や会議の場合は、必要に応じてスマートフォンのテザリングなど、予備の通信手段も準備しておくと安心です。

2．モニター

複数人でオンライン会議に参加する場合は、大型モニターがあると便利です。

オンライン参加者を表示しながら話したり、共有された資料を全員で確認したりできます。

一人で参加する場合はパソコン画面だけで十分なこともあるため、人数や会議内容に合わせて判断しましょう。

3．HDMIケーブルなどの接続方法

「モニターがある」ことを確認したら、次はどうやってパソコンとつなぐのかを確認します。

パソコンにHDMI端子があればHDMIケーブルで接続できる場合がありますが、USB Type-Cなど別の端子しかない機種では変換アダプターが必要になることがあります。

予約前に、

• 自分のパソコンの端子
• 会場のモニター
• HDMIケーブルの有無
• 必要な変換アダプター

を確認しておきましょう。

4．電源

オンライン会議が長時間になる場合は、パソコンのバッテリーだけでは足りなくなることがあります。

会議中に充電できるよう、コンセントや電源設備も確認しておきましょう。

複数人がパソコンを使用する場合は、必要な電源の数も増えます。

5．参加人数

オンライン会議でも、実際に会議室へ集まる人数は重要です。

一人で参加するのか、2〜3名なのか、5〜6名なのかによって必要な部屋の広さは変わります。

モニターを見る位置やパソコンを置くスペースも含めて、利用人数に合った会場を選びましょう。

6．準備時間

オンライン会議が10時開始だからといって、予約時間も10時開始にすると準備時間がありません。

入室後には、

• パソコンを起動する
• Wi-Fiへ接続する
• オンライン会議へログインする
• カメラとマイクを確認する
• 必要ならモニターへ接続する

といった準備があります。

重要な会議ほど、本番前に接続や音声を確認できる時間を確保しておきましょう。

オンライン会議の前に確認しておきたいこと

会場を予約したら、当日までに使用する機器も確認します。

特に確認しておきたいのは、

• パソコン
• 充電器
• イヤホン・ヘッドセット
• 必要なケーブル
• 変換アダプター
• Zoomなど使用サービスへのログイン
• カメラ・マイクの設定

です。

会議室側の設備だけでなく、自分が持っていく機器まで含めて一つのオンライン会議環境と考えると、準備漏れを防ぎやすくなります。

赤坂・溜池山王でオンライン会議をするなら「こぐまRoom2」

赤坂・溜池山王にある「どうぶつ会議室｜こぐまRoom2」は、最大6名の少人数向け貸し会議室です。

掲載情報では、Wi-Fi、55V型モニター、HDMIケーブル、電源、ガラス製ホワイトボードなどを備え、モニターを使ったZoomミーティングにも利用できる会議室として案内されています。

1〜6名のオンライン会議に

Room2は最大6名まで着席できます。

一人でオンライン会議に参加する場合はもちろん、数名のチームで一つのWeb会議へ参加する場合にも利用できます。

55V型モニターで画面共有

室内には55V型モニターがあります。

オンライン参加者や共有資料を大きく表示したい時にも利用できます。

HDMIケーブルも掲載設備に含まれているため、パソコンを接続する場合は自分の端末側の映像出力端子も確認しておきましょう。

溜池山王駅から徒歩圏内

Room2は東京都港区赤坂1-1-16にあり、東京メトロ銀座線・南北線「溜池山王駅」から徒歩圏内です。

掲載ページの案内では、8番出口から直進して向かうルートが紹介されています。

銀座線・南北線を利用できるため、新橋・銀座方面や六本木一丁目・四ツ谷・飯田橋方面などから集まるオンライン会議の拠点としても検討できます。

オンライン会議は「Wi-Fiあり」だけで選ばない

オンライン会議に貸し会議室を使う場合、Wi-Fiは大切な条件です。

しかし、実際の会議ではそれだけでなく、

• 何人で参加するか
• モニターを使うか
• パソコンを接続できるか
• 電源が必要か
• どのくらい準備時間が必要か

まで考える必要があります。

「オンライン会議ができる場所」ではなく、「予定しているオンライン会議を実際に進められる場所か」という視点で選んでみましょう。

よくある質問

Q. 貸し会議室からZoomなどのオンライン会議に参加できますか？

Wi-Fiなどオンライン会議に必要な環境がある会議室なら利用できます。ただし、設備や利用条件は施設ごとに異なるため、予約前に確認してください。

Q. オンライン会議にモニターは必要ですか？

一人で参加する場合は必須ではありません。複数人が同じ場所から参加する場合や、オンライン参加者・共有資料を大きく表示したい場合には便利です。

Q. Wi-Fiがあればほかに準備はいりませんか？

パソコン、充電器、イヤホンなど、会議内容に応じた機器も必要です。モニターを使う場合はHDMIなどの接続方法も確認してください。

Q. オンライン会議の開始時間から予約しても大丈夫ですか？

入室後にWi-Fi接続、ログイン、カメラ・マイク、モニターなどを確認する時間が必要です。準備内容を考えて予約時間を決めることをおすすめします。

どうぶつ会議室｜こぐまRoom2 基本情報

名称
どうぶつ会議室｜こぐまRoom2

所在地
東京都港区赤坂1-1-16

最寄り駅
東京メトロ銀座線・南北線「溜池山王駅」

定員
最大6名

主な設備
Wi-Fi／55V型モニター／ガラス製ホワイトボード／電源・コンセント／HDMIケーブル／空気清浄機 

主な用途
オンライン会議／会議／打ち合わせ／商談／勉強／動画配信など 

※設備や利用条件は変更される場合があります。予約前に最新の掲載情報をご確認ください。