「会社説明会の会場選び｜参加者を迷わせない5つのポイント」
どうぶつ会議室
会社説明会の会場選び｜参加者を迷わせない5つのポイント
会社説明会は、企業の仕事内容や魅力を伝える大切な機会です。
けれど、参加者が会場まで迷ってしまったり、資料が見えにくかったり、受付が混雑したりすると、説明会の内容に集中してもらいにくくなります。
会場は、ただ人が入ればよい場所ではありません。
「この会社は準備が整っている」
「安心して話を聞けた」
「参加してよかった」
と感じてもらえる環境をつくることも、会社説明会の一部です。
この記事では、少人数から20名ほどの会社説明会を想定し、会場を選ぶときに確認したい5つのポイントをご紹介します。
1．参加者が迷いにくいアクセスか
求職者や学生にとって、初めて訪れる企業説明会の会場は緊張しやすい場所です。
駅から遠かったり、出口が分かりにくかったりすると、開始前から不安を感じさせてしまうかもしれません。
会場を選ぶときは、次の点を確認しましょう。
- 最寄り駅から徒歩何分か
- 利用できる路線は何本あるか
- 駅の出口を案内しやすいか
- 建物名と階数が分かりやすいか
- 地図URLを案内メールに入れられるか
参加者への案内メールには、住所だけでなく、駅名、出口、徒歩時間、建物名、階数まで記載するのがおすすめです。
2．参加人数に合った広さがあるか
会社説明会では、参加者だけでなく、採用担当者、登壇者、受付スタッフも会場に入ります。
「参加者20名」でも、運営側を含めると24名以上になることがあります。
会場の定員を確認するときは、参加者数だけでなく、当日会場に入る総人数で考えましょう。
また、受付用の机、資料を置く場所、参加者の荷物置き場も必要です。
定員ぎりぎりの会場より、少し余裕を持てる広さを選ぶと、受付や案内がしやすくなります。
3．会社紹介の資料を見やすく映せるか
会社説明会では、企業紹介、事業内容、社員インタビュー、募集職種などをスライドや動画で伝えることがあります。
そのため、プロジェクター、スクリーン、モニター、Wi-Fiなどの設備も重要です。
会場を選ぶときは、次の点を確認しましょう。
- プロジェクターやスクリーンを利用できるか
- パソコンと接続できるか
- 後方の席からも文字が読めるか
- 動画や音声を使用できるか
- ホワイトボードを補足説明に使えるか
当日は、開始前に後方の席から資料の見え方を確認しておくと安心です。
スライドの文字は、普段の社内会議より少し大きめに作ると、参加者に伝わりやすくなります。
4．受付と参加者の動線を作れるか
参加者が一度に到着すると、受付付近が混み合うことがあります。
会場を選ぶときは、着席スペースだけでなく、入口付近に受付を置けるか、参加者がスムーズに席へ移動できるかも考えましょう。
受付では、次のようなものを準備します。
- 参加者名簿
- 配布資料
- 筆記用具
- 名札
- アンケート用紙
- 会社案内や採用資料
受付担当者と登壇者の役割をあらかじめ決めておくと、参加者を落ち着いて迎えられます。
5．準備と撤収の時間を確保できるか
説明会の開始時刻と終了時刻だけで会場を予約すると、準備時間が足りなくなることがあります。
当日は、資料投影の確認、受付の準備、椅子や机の配置、登壇者との打ち合わせなどが必要です。
終了後も、アンケートの回収、参加者の見送り、片付けがあります。
予約時間には、説明会の前後に必要な時間も含めましょう。
「説明会を始められる状態」ではなく、「参加者を落ち着いて迎えられる状態」まで整えておくことが大切です。
少人数の会社説明会なら、会場の空気感も大切
20名ほどの少人数説明会では、登壇者と参加者の距離が近くなります。
大きな会場で一方的に話すよりも、質問を受けたり、社員と話したりする時間を作りやすいのが特徴です。
会場の机と椅子を、説明中心のスクール形式にするか、参加者と対話しやすいロの字形式にするかでも、説明会の雰囲気は変わります。
説明会の目的が「企業情報を伝えること」だけなのか、「参加者の不安や疑問を解消すること」なのかを考えて、レイアウトを選びましょう。
赤坂・溜池山王で会社説明会を開くなら
赤坂・溜池山王にある「どうぶつ会議室｜こぐまRoom4」は、最大24名まで利用できる貸し会議室です。
溜池山王駅8番出口から徒歩約3分。東京メトロ銀座線・南北線を利用でき、新橋・銀座・虎ノ門・白金高輪・麻布十番・四ツ谷・市ケ谷・飯田橋方面などから参加者が集まる説明会にも案内しやすい立地です。
会場には、プロジェクター、スクリーン、モニター、ホワイトボード、マイク、Wi-Fi、電源などを用意しています。
会社紹介のスライドや動画を使った説明会、質疑応答を含む採用イベント、少人数の面談前説明会などの会場候補としてご検討ください。
会社説明会の会場選びに関するよくある質問
参加者20名なら、定員24名の会場で大丈夫ですか？
登壇者、採用担当者、受付スタッフも含めた総人数で確認してください。参加者20名に運営側が複数加わる場合は、受付スペースも含めて使いやすいかを事前に検討しましょう。
会社説明会で必要な設備は何ですか？
企業紹介のスライドや動画を使用する場合は、プロジェクター、スクリーン、モニター、Wi-Fi、電源などを確認しましょう。質疑応答や補足説明には、ホワイトボードも役立ちます。
会場案内メールには何を書けばよいですか？
開催日時、会場名、住所、最寄り駅、出口、徒歩時間、建物名、階数、持ち物、受付開始時間、当日の連絡先を記載しましょう。
説明会の会場は何分前から予約すればよいですか？
受付、機材接続、資料投影の確認、机や椅子の配置、登壇者との打ち合わせに必要な時間を考え、余裕を持って予約してください。
少人数の説明会では、どのレイアウトがおすすめですか？
説明中心ならスクール形式、参加者との対話や質問を重視するならロの字形式がおすすめです。説明会の目的に合わせて選びましょう。
