40名規模の会社説明会はどう準備する？｜横浜・関内「イルカ会議室」で考える座席・受付・当日の流れ

20名、30名、40名と参加者が増える会社説明会では、会社紹介の資料を準備するだけではなく、受付から退出までの流れを考えておくことが大切です。

「受付に参加者が集中してしまった」
「どこへ座ればいいかわからない」
「開始直前まで機材の準備をしていた」
「質疑応答が長くなって終了時間を過ぎた」

といったことを防ぐためにも、参加者が会場へ到着してから退出するまでを事前にイメージしておきましょう。

横浜・関内の「イルカ会議室」は、最大40名・71㎡の大型貸し会議室です。

65V型モニター、プロジェクター、大型ホワイトボード、Wi-Fiなどをご用意しています。

今回は、40名規模の会社説明会を開催するときに考えておきたい、座席・受付・当日の進行についてご紹介します。

会社説明会は「参加者が到着する前」から始まる

会社説明会の開始時刻が13時でも、主催者側の仕事が13時から始まるわけではありません。

参加者が到着する前に、

• 机・椅子の確認
• モニター・プロジェクターの接続
• 説明資料の表示確認
• 受付準備
• 参加者名簿の確認
• 配布資料の設置
• ホワイトボードの準備

などを行います。

参加者が入室し始めてから機材を準備することがないよう、受付開始時点では本番を始められる状態にしておきましょう。

まず参加人数を確定する

会場準備の基本になるのが参加人数です。

会社説明会では、

申込者＋採用担当者＋説明担当者＋運営スタッフ

まで含めて、当日会場に何名入るのか確認します。

たとえば応募者が35名でも、採用担当者や運営スタッフを含めると40名近くになる場合があります。

会場の最大定員だけを確認するのではなく、運営側も含めた人数を考えることが大切です。

座席は「参加者が迷わない」配置に

参加者が入室したとき、

「どこへ座ればいいですか？」

という質問が続くと、受付担当者の負担も増えます。

自由席にする場合は入口や受付でその旨を案内し、指定席にする場合は座席表や番号などを準備しておく方法があります。

また、前方に説明用のスペースが必要な場合は、参加者席だけで会場をいっぱいにしないよう注意しましょう。

講師・採用担当者が立つ場所や移動する通路も含めて座席配置を考えます。

受付は入口を塞がない位置に

40名規模になると、開始直前に複数の参加者が同時に到着することがあります。

入口のすぐ前で受付をすると、受付待ちの参加者で出入口を塞いでしまう場合があります。

理想は、

入室 → 受付 → 資料受け取り → 着席

という流れです。

受付済みの参加者と、これから受付する参加者が同じ場所へ集まらないよう、会場内の動線を考えておきましょう。

受付担当を複数人にする方法も

参加者が多い場合、一人で、

名前を探す
受付済みの印をつける
資料を渡す
座席を案内する

すべてを行うと時間がかかります。

そこで、

担当1：名前の確認

担当2：資料の配布・会場案内

というように役割を分ける方法があります。

事前に担当を決めておけば、受付開始後に「誰が何をする？」と確認する必要もありません。

配布資料は事前にセットしておく

会社案内、募集要項、アンケートなど、複数の資料を渡す場合があります。

受付のたびに一枚ずつ集めて渡すより、

会社案内＋募集要項＋アンケート

など、一人分を事前にまとめておくと受付を進めやすくなります。

また、資料をあらかじめ各席へ置き、受付では名前の確認だけを行う方法もあります。

当日の参加人数と配布物の量に合わせて準備しましょう。

モニターやプロジェクターは受付前に確認

会社説明会では、企業紹介や仕事内容などをPowerPointで説明することがあります。

イルカ会議室には65V型モニターとプロジェクターをご用意しています。

映像設備を使用する場合は、

パソコンを接続する

↓

実際の資料を表示する

↓

数枚スライドを進める

↓

後方の席から見え方を確認する

ところまで受付開始前に済ませておきましょう。

参加者が着席してから接続作業を始める状態は避けたいところです。

40名規模では後方からの見え方も確認

説明担当者が立つ前方では、画面の文字が大きく見えます。

しかし参加者は後方にも座ります。

そのため、

• タイトルが読めるか
• 本文が小さすぎないか
• グラフの数字が見えるか
• 写真や図を確認できるか

などを、実際に後方席へ移動して確認してみましょう。

必要であればスライドの文字量を減らしたり、重要な数字を大きくしたりして調整します。

説明会の流れを最初に伝える

参加者にとって、

「何時まで説明が続くのか」
「質問はいつできるのか」
「休憩はあるのか」

がわからない状態は落ち着きにくいものです。

説明会の冒頭で、

会社紹介

↓

仕事内容・募集内容

↓

社員紹介

↓

質疑応答

↓

今後の選考案内

など、当日の流れを簡単に伝えておくと参加者も予定を把握しやすくなります。

説明担当者が変わる場合は交代時間も考える

会社説明会では、

会社概要は採用担当者
仕事内容は現場社員
今後の選考は人事担当者

など、複数人が説明する場合があります。

この場合、説明時間だけでなく担当者が交代する時間も必要です。

使用する資料も一台のパソコンへまとめておけば、説明者が変わるたびにパソコンを接続し直す作業を減らせます。

質疑応答の時間は最初から確保する

会社説明会では、参加者から仕事内容や働き方、選考などについて質問が出ることがあります。

説明内容を詰め込みすぎると、最後の質疑応答が数分しか残らないことがあります。

そのため、

説明○分＋質疑応答○分

と最初から時間を分けておきましょう。

質問が多い場合に備えて、どこまで延長できるのかも事前に決めておくと進行しやすくなります。

ホワイトボードは当日の案内にも使える

イルカ会議室には180×90cmのホーロー製大型ホワイトボードをご用意しています。

説明に使用するだけでなく、

本日の流れ

休憩時間

参加者への案内

などを書いておく方法もあります。

参加者が入室した時点でスケジュールを確認できれば、受付担当者が一人ずつ説明する必要も減らせます。

終了後の退出動線も考える

40名が一斉に席を立つと、入口付近に参加者が集中する場合があります。

終了時には、

「アンケートはこちらへお願いします」

「資料はお持ち帰りください」

など、退出時に必要な案内を先に伝えておきましょう。

個別質問を受け付ける場合も、退出する参加者の動線を塞がない位置を考えます。

会社説明会終了後にも時間が必要

説明会が終了しても、会場利用は終わりではありません。

• 忘れ物の確認
• 資料の回収
• ホワイトボードの確認
• 机・椅子の原状復帰
• ゴミの確認
• 機材の確認

などがあります。

予約終了時刻まで説明会を続けるのではなく、片付けと退室まで予約時間内に完了できるようスケジュールを組みましょう。

当日の流れを一度シミュレーションする

前日までに、

参加者が会場へ到着する

↓

受付する

↓

着席する

↓

説明を聞く

↓

質問する

↓

今後の案内を受ける

↓

退出する

という流れを一度確認してみましょう。

参加者目線で考えると、

「受付の場所がわかりにくい」

「座席案内が必要」

「出口付近に人が集中しそう」

など、準備段階では気づかなかったポイントが見つかる場合があります。

横浜・関内で40名規模の会社説明会ならイルカ会議室

40名規模の会社説明会では、

座席・受付・映像設備・当日の進行・質疑応答・退出

まで一つの流れとして考えることが大切です。

横浜・関内の「イルカ会議室」は、最大40名・71㎡の大型貸し会議室です。

65V型モニター、プロジェクター、180×90cmのホーロー製大型ホワイトボード、Wi-Fi、電源などをご用意しています。

JR京浜東北・根岸線「関内駅」北口から徒歩3分、横浜市営地下鉄ブルーライン「関内駅」1番出口から徒歩1分。

横浜・関内で会社説明会、採用イベント、企業セミナーなどの会場を探している方は、参加人数だけでなく、受付から退出までの流れも考えて会場をお選びください。