横浜・関内で会議室のレイアウトに迷ったら｜40名対応「イルカ会議室」の配置を考えるポイント

貸し会議室を予約するとき、参加人数や設備と一緒に考えておきたいのが「机と椅子のレイアウト」です。

同じ会議室でも、

「講師の話を聞くセミナー」
「参加者同士で話し合う研修」
「部署全体で行う社内会議」
「グループに分かれるワークショップ」

では、使いやすい配置が変わります。

横浜・関内の「イルカ会議室」は、最大40名・71㎡の大型貸し会議室です。

今回は、会議・研修・セミナーなどの用途に合わせて、会場レイアウトを考えるときのポイントをご紹介します。

レイアウトは「何名入るか」だけで決めない

会議室を選ぶときは、まず参加予定人数を確認します。

しかし、

「30名参加するから、30名以上入れる会議室」

という条件だけでは、当日の使いやすさまでは判断できません。

参加者全員が前方を見るのか、途中で話し合いをするのか、パソコンや資料を机に広げるのかによって、必要なスペースは変わります。

会場を予約する前に、

参加人数＋当日の進行＋参加者の動き

まで簡単に考えておくと、レイアウトを決めやすくなります。

セミナー・講義なら前方を見やすい配置に

講師による説明が中心のセミナーでは、参加者全員が前方を確認しやすい配置が基本です。

プロジェクターやモニターを使う場合は、後方の席から画面が見えるかも確認しておきましょう。

イルカ会議室には、65V型モニターとプロジェクターをご用意しています。

スライドや資料を表示する場合は、

「参加者から画面が見えるか」
「講師が立つ場所を確保できるか」
「前方を人が移動できるか」

なども考えて机と椅子を配置します。

社内会議なら参加者同士の話しやすさも考える

社内会議では、資料を見るだけでなく参加者同士で意見を交わすことがあります。

特に部署全体の会議やプロジェクトミーティングでは、前方の画面だけではなく、ほかの参加者の発言も聞きやすい配置を考えることが大切です。

会議中にホワイトボードを使う場合は、参加者の席からホワイトボードが見えるかも確認しておきましょう。

イルカ会議室には、180×90cmのホーロー製大型ホワイトボードをご用意しています。

モニターには事前資料を表示し、ホワイトボードには会議中に出た意見や決定事項を書くなど、設備を使い分けることもできます。

グループワークなら「何グループ作るか」を先に決める

研修やワークショップでは、参加者を数名ずつのグループに分けることがあります。

この場合は、机を動かす前に、

参加人数 ÷ 1グループの人数

を考えておきましょう。

たとえば24名なら、

4名×6グループ
6名×4グループ

など、内容によってさまざまな分け方ができます。

グループ数が決まれば、必要な机の数や配置も考えやすくなります。

また、グループ同士の間隔や、講師・スタッフが室内を移動できるスペースも確保しておきましょう。

「講義→グループワーク」なら途中の変更も想定する

研修では、

前半は講義、後半はグループワーク

という進行もあります。

この場合、開始時の配置だけではなく、途中で机や椅子をどのように動かすかまで考えておくとスムーズです。

たとえば、

講師による説明
↓
机・椅子を移動
↓
グループワーク
↓
全体で発表

という流れです。

レイアウト変更に5分、10分とかかる場合は、その時間も当日のタイムスケジュールに入れておきましょう。

パソコンを使うなら机上スペースも確認する

同じ参加人数でも、パソコンを使用する研修と、講師の話を聞くだけのセミナーでは必要な机上スペースが違います。

パソコンを使用する場合は、

• パソコン本体
• マウス
• 資料
• 筆記用具
• 飲み物

などを置くスペースが必要になることがあります。

また、長時間パソコンを使用する場合は電源も必要です。

イルカ会議室ではWi-Fiと電源をご利用いただけます。

参加者全員がパソコンを持ち込む場合は、定員だけでなく、実際に作業できる配置になっているかも確認しましょう。

受付スペースも忘れずに

セミナーや研修では、参加者の座席だけでなく受付スペースが必要になることがあります。

特に参加人数が多い場合は、入口付近に机や参加者が集中すると、人の移動を妨げることがあります。

受付を設ける場合は、

入口 → 受付 → 着席

という動線を考え、参加者が室内へ入りやすい配置にしておきましょう。

配布資料や名札などを置く場合は、そのためのスペースも必要です。

荷物を置く場所も考えておく

冬場のコートや大きなバッグ、研修で使用する教材など、参加者が持ち込む荷物も意外とスペースを使います。

定員いっぱいで利用する場合は、座席だけでなく荷物をどこに置くのかも考えておきましょう。

通路や出入口付近に荷物が集中すると、参加者が移動しにくくなることがあります。

会場レイアウトを考えるときは、机と椅子だけではなく、参加者が持ち込むものまで想定しておくと安心です。

レイアウト変更は準備時間も含めて考える

机や椅子を大きく移動する場合は、準備にも時間がかかります。

参加者が到着してから配置を変更するのではなく、できるだけ受付開始前に準備を終わらせておきましょう。

イルカ会議室は通常、予約時間の10分前から入室できます。

ただし、大きなレイアウト変更が必要な場合は、10分前入室だけを準備時間として考えず、必要な作業時間も含めて予約時間を設定してください。

退出前には原状復帰を

貸し会議室で机や椅子の配置を変更した場合は、利用終了後に元の状態へ戻す必要があります。

そのため予約時間を考える際は、

開催時間＋準備時間＋原状復帰・片付け時間

まで含めておきましょう。

イベント終了時刻と予約終了時刻を同じにしてしまうと、片付けの時間が足りなくなることがあります。

終了後に慌てないためにも、余裕を持ったスケジュールを組んでおくことが大切です。

横浜・関内でレイアウトを変えて使える会議室ならイルカ会議室

貸し会議室のレイアウトを考えるときは、

参加人数・イベント内容・映像設備・グループ数・参加者の動線

を確認することが大切です。

横浜・関内の「イルカ会議室」は、最大40名・71㎡。

65V型モニター、プロジェクター、180×90cmのホーロー製大型ホワイトボード、Wi-Fi、電源などをご用意しています。

JR京浜東北・根岸線「関内駅」北口から徒歩3分、横浜市営地下鉄ブルーライン「関内駅」1番出口から徒歩1分。

横浜・関内で社内会議、研修、セミナー、ワークショップなどの会場を探している方は、参加人数だけでなく当日の進行に合わせたレイアウトも考えて会場をお選びください。