貸し会議室でワークショップを開くなら｜会場選びと準備のポイント

ワークショップを開催するとき、内容と同じくらい大切なのが会場選びです。

参加者同士で話し合ったり、机を囲んで作業したり、講師の説明を聞いたりと、ワークショップでは一つの会場の中でさまざまな動きが発生します。

そのため、

「参加人数が入ればどこでもいい」
「料金が安い会場を選べばいい」

とは限りません。

参加人数はもちろん、机や椅子のレイアウト、ホワイトボード、モニター・プロジェクター、Wi-Fi・電源、準備時間、駅からのアクセスなども確認しておくと、当日の運営がスムーズになります。

この記事では、貸し会議室やレンタルスペースでワークショップを開催するときの会場選びと、事前に準備しておきたいポイントを紹介します。

ワークショップ会場は「定員」だけで選ばない

会場を探すとき、まず確認するのが定員です。

10人のワークショップなら「定員10名」、20人なら「定員20名以上」と探したくなりますが、定員はあくまで会場選びの基準の一つです。

ワークショップでは、参加者が座るだけでなく、

• グループに分かれて話し合う
• 模造紙や資料を広げる
• ホワイトボードを使う
• 講師が参加者の間を移動する
• 作業道具や荷物を置く
• 完成したものを発表する

といった動きが発生する場合があります。

そのため、実際の参加人数とワークショップの内容をセットで考えて会場を選ぶことが大切です。

ワークショップ会場を選ぶ7つのポイント

1．内容に合った広さがあるか

同じ10名でも、講師の話を聞く講座形式と、参加者が机を囲んで作業するワークショップでは必要なスペースが異なります。

資料や道具を広げる場合は、参加者が座れるかだけでなく、机の上と通路に余裕があるかも確認しましょう。

参加者の荷物を置く場所も考えておくと、当日の会場が窮屈になりにくくなります。

2．机・椅子のレイアウトを変更できるか

ワークショップでは、内容によって適した机の配置が変わります。

たとえば、講師の説明を中心に進めるならスクール形式、参加者同士の話し合いを重視するなら島型などが考えられます。

前半は講義形式、後半はグループワークという場合もあるでしょう。

レイアウトを変更する予定なら、変更可能か、利用後に原状復帰が必要かも確認しておきます。

神保町のコアラ会議室では、長机・椅子を開催スタイルに合わせて配置できます。退室時には元の配置へ戻していただく必要があります。 

3．ホワイトボードがあるか

アイデア出しやグループワークを行うワークショップでは、ホワイトボードが役立ちます。

参加者から出た意見を書き出したり、当日の流れを共有したり、最後に成果を整理したりと使い方はさまざまです。

特に参加人数が多い場合は、後方からでも内容を確認できるよう、ホワイトボードのサイズも確認しておきましょう。

神保町のコアラ会議室には、180cm×90cmの大型ホワイトボードをご用意しています。 

4．モニター・プロジェクターは必要か

講師がスライドや動画を見せる場合は、モニターやプロジェクターなどの投影設備を確認します。

チェックしておきたいのは、

• モニターやプロジェクターの有無
• スクリーンの有無
• HDMIなどの接続方法
• 変換アダプターが必要か
• 後方から画面が見えるか

などです。

資料投影が重要なワークショップでは、開始直前ではなく、準備時間を使って接続確認をしておきましょう。

5．Wi-Fiと電源が必要か

オンライン資料を使用したり、参加者がパソコンやタブレットを使ったりするワークショップでは、Wi-Fiと電源も確認しておきたい設備です。

どうぶつ会議室では、各室にWi-Fiと電源をご用意しています。 

ただし、参加者全員が端末を利用する場合などは、必要な電源数や使用方法も事前に整理しておきましょう。

6．準備と片付けの時間を確保できているか

ワークショップでは、本編以外にも時間が必要です。

たとえば、

• 机・椅子のレイアウト変更
• 資料の配布
• 道具の準備
• パソコンやプロジェクターの接続
• 受付準備
• 終了後の片付け
• レイアウトの原状復帰

などです。

「ワークショップが13時から15時だから2時間予約する」のではなく、準備から退出までを含めて予約時間を考えると慌てずに運営できます。

7．参加者がアクセスしやすい場所か

主催者にとって便利な場所でも、参加者が迷ってしまえば開始時間に影響することがあります。

会場を選ぶときは、

• 最寄り駅
• 利用できる路線
• 駅からの徒歩時間
• 最寄り出口
• 建物名や階数

なども確認しましょう。

参加者への案内メールには、会場名だけでなく最寄り駅や出口まで入れておくと分かりやすくなります。

少人数ワークショップなら何人くらいの部屋がいい？

少人数のワークショップでは、大きすぎる会場が必ずしも必要とは限りません。

6〜10名程度なら、参加者同士の距離が近く、話し合いや作業をしやすい小規模な会議室も選択肢になります。

赤坂・溜池山王のこぐま会議室には、

Room1：最大10名
Room2：最大6名

の少人数向けスペースがあります。 

Room1はカフェ風の空間なので、少人数の勉強会や交流を含む集まりなどにも利用できます。

一方、商談や打ち合わせなどビジネス用途を中心に利用する場合は、最大6名のRoom2という選択肢もあります。

ワークショップの内容と人数から部屋を選んでください。

20名前後のワークショップなら赤坂・溜池山王

参加者が10名を超えるワークショップでは、説明を聞く場所とグループワークを行う場所の両方を考える必要があります。

赤坂・溜池山王のこぐま会議室には、

Room3：最大22名
Room4：最大24名

のセミナールームがあります。 

最寄り駅は東京メトロ銀座線・南北線「溜池山王駅」8番出口から徒歩3分です。 

銀座線を利用する新橋・銀座・日本橋・赤坂見附・青山一丁目・表参道・渋谷方面、南北線を利用する六本木一丁目・四ツ谷・市ケ谷・飯田橋方面などから参加者が集まる場合にも利用できます。

赤坂・溜池山王・虎ノ門周辺で20名前後のワークショップ会場を探す際は、参加人数と必要な設備からRoom3・Room4を検討してみてください。

神保町で30名規模のワークショップを開くなら

神保町のコアラ会議室は、最大30名・63㎡の大型セミナールームです。

神保町駅A9番出口から徒歩3分で、東京メトロ半蔵門線・都営三田線・都営新宿線を利用できます。

竹橋駅・小川町駅・新御茶ノ水駅も徒歩圏内です。 

室内には、

• 65インチモニター
• プロジェクター（EPSON EB-W06）
• 大型ホワイトボード
• Wi-Fi
• 電源タップ

をご用意しています。 

長机・椅子はレイアウト変更が可能なので、講師の説明からグループワークへ移るようなワークショップにも利用できます。 

横浜・関内で40名規模のワークショップを開くなら

横浜・関内のイルカ会議室は、最大40名の大型セミナールームです。 

JR京浜東北・根岸線の関内駅から徒歩3分。横浜市営地下鉄ブルーラインの関内駅も利用できます。

関内だけでなく、横浜エリアから参加者が集まるワークショップや研修、セミナーなどでも、人数に合わせて検討できます。

40名規模では参加者が増える分、座席だけでなく、講師の移動・参加者の荷物・受付・休憩時の動線などにも余裕を持たせることが大切です。

ワークショップ開催前のチェックリスト

開催日が近づいたら、次の項目を確認しておきましょう。

• 参加人数は確定しているか
• 机・椅子の配置を決めたか
• 必要な資料を用意したか
• ワークショップで使う道具を準備したか
• ホワイトボードや筆記用具を使うか
• モニター・プロジェクターを使うか
• パソコンとの接続方法を確認したか
• Wi-Fi・電源が必要か
• 受付場所を決めたか
• 参加者へ会場案内を送ったか
• 準備・片付け時間を予約に含めたか
• 終了後の原状復帰方法を確認したか

当日になってから考える項目を減らしておくと、主催者もワークショップそのものに集中しやすくなります。

ワークショップ会場は「何をするか」から選ぼう

ワークショップの会場選びでは、定員や料金だけを見るのではなく、その場所で参加者が何をするのかを考えることが大切です。

講師の説明を聞く。
机を囲んで話し合う。
資料を広げる。
ホワイトボードにアイデアを書く。
作品を作る。
最後に参加者の前で発表する。

内容が変われば、必要な広さや設備、レイアウトも変わります。

赤坂・溜池山王、神保町、横浜・関内でワークショップ会場を探す場合も、まずは参加人数・当日の進め方・必要設備を整理して、自分たちに合った貸し会議室を選んでみてください。

よくある質問

Q. ワークショップは貸し会議室で開催できますか？

会議だけでなく、研修・勉強会・講座・ワークショップなどに利用できる貸し会議室もあります。内容によって必要な設備や利用ルールが異なるため、予約前に確認してください。

Q. ワークショップの会場は定員ぴったりでも大丈夫ですか？

内容によります。机に道具や資料を広げたり、参加者が移動したりする場合は、定員だけでなく作業スペースや通路も考えて選びましょう。

Q. 机のレイアウトは変更できますか？

会場によって異なります。たとえば神保町のコアラ会議室ではレイアウトを変更できます。退室時には元の配置へお戻しください。 

Q. プロジェクターは必要ですか？

講師がスライドや動画を見せる場合には便利です。一方、対話や制作が中心なら必須ではありません。ワークショップの進め方から必要な設備を決めましょう。

どうぶつ会議室｜ワークショップに使える主な拠点

赤坂・こぐま会議室

所在地： 東京都港区赤坂1-1-16 細川ビル
最寄り駅： 東京メトロ銀座線・南北線「溜池山王駅」
アクセス： 8番出口から徒歩3分
定員： Room1 最大10名／Room2 最大6名／Room3 最大22名／Room4 最大24名 

神保町・コアラ会議室

所在地： 東京都千代田区神田小川町3-7-16 報道ビル7階
最寄り駅： 神保町駅
アクセス： A9番出口から徒歩3分
利用路線： 東京メトロ半蔵門線／都営三田線／都営新宿線
徒歩圏内： 竹橋駅／小川町駅／新御茶ノ水駅
定員・広さ： 最大30名／63㎡
主な設備： 65インチモニター／プロジェクター／大型ホワイトボード／Wi-Fi／電源タップ 

横浜・関内・イルカ会議室

最寄り駅： JR京浜東北・根岸線「関内駅」
アクセス： 徒歩3分
定員： 最大40名
主な設備： プロジェクター／Wi-Fi／電源 

※設備・定員・利用条件等は変更になる場合があります。ご予約前に各会場の最新情報をご確認ください。