貸し会議室の予約は何日前がいい？セミナー・研修・会議別の予約タイミング
どうぶつ会議室
貸し会議室を利用することが決まった時、
「何日前までに予約すればいい？」
「来週の会議でもまだ間に合う？」
「30名規模の研修なら早めに予約した方がいい？」
と迷うことがあります。
貸し会議室には、すべての利用に共通する「○日前までに予約すれば大丈夫」という基準があるわけではありません。
少人数の打ち合わせと30名規模の研修では、必要な広さや設備が違います。また、開催日時を変更できるかどうかによっても会場の探しやすさは変わります。
基本的には、参加人数が多い・日時を変更できない・必要な設備が多いほど、早めに会場を探し始めるのがポイントです。
この記事では、会議・研修・セミナー・会社説明会など、利用目的に合わせた貸し会議室の予約タイミングについて紹介します。
貸し会議室は何日前に予約すればいい？
「何日前」という数字だけで判断するより、まず確認したいのが次の4点です。
- 参加人数
- 開催日時を変更できるか
- 必要な設備
- 希望するエリア・最寄り駅
条件が多くなるほど、すべてを満たす会場は限られてきます。
たとえば「東京都内で4名の打ち合わせ」より、
「溜池山王駅の近くで、平日の14時から、24名で、プロジェクターとスクリーンを使いたい」
という条件の方が、候補になる会場は少なくなります。
つまり、予約するタイミングを考える時は、利用日までの日数だけでなく、会場選びの条件がどのくらい限定されているかを見ることが大切です。
少人数の会議・打ち合わせは空き状況を確認して探す
2〜6名程度の社内会議や打ち合わせでは、大型セミナールームほど広い会場を必要としません。
日時を調整できる場合は、空いている時間帯から会場を選ぶ方法もあります。
一方で、
「取引先との商談なので日時を変更できない」
「全員が集まれる時間がここしかない」
という場合は、少人数でも早めに会場を確保した方が予定を組みやすくなります。
赤坂・溜池山王の「こぐまRoom2」は最大6名、Room1は最大10名のため、少人数の会議・商談・打ち合わせなどで利用できます。どうぶつ会議室公式サイトでは、Room1〜4を含む赤坂拠点の空き状況をオンラインで確認できます。
セミナー・研修は参加人数が決まったら早めに探す
セミナーや企業研修では、少人数会議より会場条件が増える傾向があります。
たとえば、
- 20〜40名程度が着席できる
- プロジェクターを使いたい
- 大きなスクリーンが必要
- マイクを使いたい
- ホワイトボードが必要
- 希望するレイアウトを作りたい
- 駅から近い場所にしたい
などです。
参加人数と開催日時が決まった段階で、条件に合う会場の空き状況を確認すると選択肢を比較しやすくなります。
特に参加者へ開催案内を送る必要がある場合は、会場が決まらなければ住所や最寄り駅を案内できません。
会場予約は、当日の準備だけでなく参加者への案内スケジュールにも影響すると考えておきましょう。
会社説明会は参加者への告知から逆算する
会社説明会や採用イベントでは、会場を確保した後に参加者へ案内を出すことがあります。
そのため、
開催日 → 募集・案内開始 → 会場決定
ではなく、
開催日を決める → 会場を確保する → 正確な会場情報を掲載・案内する
という順番で考えると進めやすくなります。
会場名、住所、最寄り駅、出口、建物名、階数などを確定してから参加者へ案内できれば、後から開催場所を変更する手間も減らせます。
「大人数だから早め」だけではない｜予約を急いだ方がいいケース
開催日時を変更できない
参加者や講師の予定がすでに確定している場合は、空いている日時へ変更することが難しくなります。
日時が固定された時点で空き状況を確認しておきましょう。
希望する駅・エリアが決まっている
「会社が赤坂だから溜池山王周辺」
「参加者が集まりやすい神保町」
「横浜開催なので関内」
など、エリアを限定する場合も候補数は少なくなります。
さらに「駅から徒歩数分以内」など条件を追加すれば、選択肢は絞られます。
必要な設備が多い
プロジェクター、スクリーン、モニター、マイク、ホワイトボードなど、必要な設備が決まっている場合も早めに確認しましょう。
会場が空いていても、予定している用途に必要な設備がなければ別の会場を探す必要があります。
参加人数が多い
30名、40名と参加人数が増えるほど、利用できる会場は限られてきます。
特にセミナー・研修では、定員だけでなく机や椅子を配置した状態の使いやすさ、講師スペース、参加者の動線なども確認する必要があります。
希望日時が空いていない時はどうする？
希望していた会場が埋まっていても、すぐに開催自体を諦める必要はありません。
時間を前後にずらせるか確認する
開催日を変更できなくても、開始時刻・終了時刻を調整できる場合があります。
参加者や講師の予定を確認し、別の時間帯も候補にできるか検討します。
参加人数に合う別の部屋を探す
同じエリアに複数の会議室がある場合は、別の部屋も確認します。
赤坂・溜池山王のこぐま会議室には、現在、
Room1：最大10名
Room2：最大6名
Room3：最大22名
Room4：最大24名
の会議・セミナー向けスペースがあります。
人数や用途が合えば、同じ赤坂エリア内で別の部屋を検討できます。
周辺駅まで検索範囲を広げる
「赤坂」だけで探していた場合は溜池山王・赤坂見附・虎ノ門方面、「神保町」なら竹橋・小川町・新御茶ノ水方面など、周辺駅まで範囲を広げる方法もあります。
コアラ会議室は神保町駅A9番出口から徒歩3分で、竹橋駅・小川町駅・新御茶ノ水駅も徒歩圏内として公式サイトで案内されています。
「駅名を一つ変える」のではなく、実際に参加者がアクセスできる範囲を広げて探すのがポイントです。
赤坂・神保町・関内で貸し会議室を探すなら
どうぶつ会議室は、赤坂・神保町・横浜関内に貸し会議室・レンタルスペースを展開しています。
赤坂・溜池山王｜こぐま会議室
最寄りは東京メトロ銀座線・南北線の溜池山王駅。8番出口から徒歩3分です。
少人数向けのRoom1・Room2から、最大22名のRoom3、最大24名のRoom4まで、人数・用途に合わせた会議室があります。
銀座線を利用する新橋・銀座・日本橋・赤坂見附・表参道・渋谷方面、南北線を利用する六本木一丁目・四ツ谷・市ケ谷・飯田橋方面などから参加者が集まる場合にも候補になります。
神保町｜コアラ会議室
コアラ会議室は最大30名・63㎡の大型セミナールームです。
神保町駅A9番出口から徒歩3分。都営三田線・都営新宿線・東京メトロ半蔵門線を利用でき、竹橋駅・小川町駅・新御茶ノ水駅も徒歩圏内です。
65インチモニター、プロジェクター、ホワイトボード、Wi-Fiなどを備えています。
横浜・関内｜イルカ会議室
イルカ会議室は横浜・関内にある最大40名の大型セミナールームです。
公式サイトではJR京浜東北・根岸線「関内駅」から徒歩3分と案内されています。
横浜市営地下鉄ブルーライン関内駅も利用できるため、横浜・関内エリアで企業研修、セミナー、説明会などの会場を探す際にも検討できます。
貸し会議室は「何日前」より条件が決まったら空きを確認
貸し会議室の予約では、
「○日前なら必ず予約できる」
という考え方より、
日時・人数・エリア・必要設備が決まった段階で、条件に合う会場の空き状況を確認する
と考える方が現実的です。
特に、
- 日時を変更できない
- 参加人数が多い
- 希望する駅が決まっている
- 必要設備が多い
- 参加者への案内を早く出したい
場合は、早めに会場を探し始めましょう。
反対に少人数の打ち合わせなどでは、直近でも空いている会場が見つかる場合があります。
どうぶつ会議室では、公式サイトから各スペースの空き状況を確認でき、24時間予約手続きが可能です。当日予約にも対応しています。
よくある質問
Q. 貸し会議室は何日前までに予約する必要がありますか？
施設や利用条件によって異なります。「何日前」と一律に決めるより、日時・人数・必要設備・エリアが決まった段階で空き状況を確認することをおすすめします。
Q. 当日でも貸し会議室を予約できますか？
施設によって異なります。どうぶつ会議室では公式サイト上で当日予約可能と案内されています。空き状況を確認して予約してください。
Q. 30〜40名の研修は早めに予約した方がいいですか？
大人数になるほど利用できる会場が限られます。さらにプロジェクターやマイクなど必要設備がある場合や開催日時を変更できない場合は、条件が決まり次第、空き状況を確認すると会場を比較しやすくなります。
Q. 希望する会議室が埋まっていたらどうすればいいですか？
時間帯を調整する、同じエリアの別の部屋を探す、周辺駅まで検索範囲を広げるなどの方法があります。
どうぶつ会議室｜拠点基本情報
赤坂・こぐま会議室
最寄り駅：東京メトロ銀座線・南北線「溜池山王駅」
アクセス：8番出口から徒歩3分
会議・セミナー向け：最大6名／10名／22名／24名の4室
神保町・コアラ会議室
所在地：東京都千代田区神田小川町3-7-16 報道ビル7階
最寄り駅：神保町駅
アクセス：A9番出口から徒歩3分
徒歩圏内：竹橋駅／小川町駅／新御茶ノ水駅
定員・広さ：最大30名／63㎡
横浜・関内・イルカ会議室
最寄り駅：JR京浜東北・根岸線「関内駅」
アクセス：徒歩3分
定員：最大40名
※空き状況・設備・料金・利用条件等は変更される場合があります。予約前に最新情報をご確認ください。
