セミナー案内メールの書き方｜参加者を迷わせない会場案内テンプレート

セミナーや研修、勉強会を開催するとき、主催者が意外と悩むのが参加者への会場案内です。

「住所は書いたけれど、駅の出口まで必要？」
「建物名や階数は、どこまで詳しく書けばいい？」
「前日にリマインドメールも送るべき？」

参加者が迷わず会場に到着できれば、開始前の問い合わせが減り、主催者も落ち着いて準備できます。

会場案内メールでは、日時や開催内容だけでなく、参加者が実際に会場へ向かう場面を想像して情報を整理することが大切です。

この記事では、セミナー・研修・勉強会で使える会場案内メールの書き方と、そのまま使えるテンプレートをご紹介します。

会場案内メールに入れたい7つの項目

参加者が迷わず行動できる案内メールには、次の7項目を入れましょう。

1. 開催日時
2. 会場名
3. 会場の住所
4. 最寄り駅・出口・徒歩時間
5. 建物名と階数
6. 持ち物や受付開始時間
7. 当日の連絡先

「会場：東京都○○区」だけでは、参加者は移動のイメージを作りにくいものです。

駅名、出口番号、徒歩時間、建物名、階数まで伝えると、初めて訪れる方にも親切な案内になります。

件名で「何のメールか」をすぐ伝える

案内メールの件名は、日時や目的が一目で分かる形にしましょう。

例えば、次のような件名が使えます。

• 【開催案内】8月20日（水）営業研修のご案内
• 【要確認】○○セミナー 会場・当日のご案内
• 【前日リマインド】8月20日開催｜○○勉強会について
• 【会場変更あり】○○講座 開催場所のご案内

参加者は多くのメールを受け取っています。件名だけで「自分に関係がある」「確認が必要だ」と分かるようにすることが大切です。

アクセス情報は「住所＋行き方」まで書く

会場案内で最も問い合わせが起きやすいのは、アクセスです。

住所だけでなく、次の情報を入れましょう。

• 最寄り駅
• 利用する路線
• おすすめの出口
• 駅から会場までの徒歩時間
• 建物名
• 会場の階数
• 地図URL
• 受付場所
• 当日の連絡先

参加者が駅に着いた後、「どの出口から出ればいいのか」「どの建物に入ればいいのか」が分かれば、遅刻や道迷いを減らしやすくなります。

受付開始時間と持ち物も明記する

セミナーや研修では、開始時刻だけでなく、何時から入室・受付できるのかも伝えましょう。

たとえば、開始10分前までに着席してほしい場合は、次のように書けます。

受付は開始15分前からです。
開始5分前までを目安にご着席ください。

持ち物がある場合も、本文の中に埋め込まず、箇条書きで目立つように記載します。

• 筆記用具
• ノートパソコン
• 事前配布資料
• 名刺
• 参加証

そのまま使える会場案内メールのテンプレート

以下をコピーして、内容を書き換えてご利用ください。

件名：【開催案内】○月○日（○）○○セミナーのご案内

関係者各位

このたび、○○をテーマとしたセミナーを開催いたします。
当日の会場・開催概要について、下記のとおりご案内いたします。

【開催概要】
日時：○月○日（○）○時○分〜○時○分
受付開始：○時○分
内容：○○
対象：○○
持ち物：○○

【会場】
会場名：○○
住所：〒○○ ○○
アクセス：○○駅 ○番出口から徒歩○分
建物名・階数：○○ビル ○階
地図：○○

【当日のお願い】
・開始○分前までを目安にご着席ください。
・遅刻または道に迷われた場合は、下記までご連絡ください。
・当日の連絡先：○○

皆さまのご参加をお待ちしております。

前日のリマインドメールは短く分かりやすく

開催日の前日や前々日には、短いリマインドメールを送ると安心です。

件名：【明日開催】○○セミナー 会場のご案内

関係者各位

明日、○○セミナーを開催いたします。

日時：○月○日（○）○時○分〜
受付開始：○時○分
会場：○○
アクセス：○○駅 ○番出口から徒歩○分
持ち物：○○

会場までの道順、建物名、階数をあらためてご確認のうえ、お気をつけてお越しください。

当日お会いできることを楽しみにしております。

どうぶつ会議室のアクセス案内例

ここでは、会場案内メールにそのまま貼れる、どうぶつ会議室各拠点のアクセス情報をご紹介します。

関内｜イルカ会議室

会場名：どうぶつ会議室｜イルカ会議室
住所：神奈川県横浜市中区尾上町3-30 藤田ビル6階
アクセス：横浜市営地下鉄ブルーライン「関内駅」徒歩1分／JR根岸線「関内駅」徒歩3分
徒歩圏内：馬車道駅・伊勢佐木長者町駅・日本大通り駅

イルカ会議室の詳細と空き状況はこちら

神保町｜コアラ会議室

会場名：どうぶつ会議室｜コアラ会議室
住所：東京都千代田区神田小川町3-7-16 報道ビル7階
アクセス：東京メトロ半蔵門線・都営三田線・都営新宿線「神保町駅」A9番出口から徒歩3分
徒歩圏内：竹橋駅・小川町駅・新御茶ノ水駅

コアラ会議室の詳細と空き状況はこちら

赤坂・溜池山王｜こぐまRoom3

会場名：どうぶつ会議室｜こぐまRoom3
住所：東京都港区赤坂1-1-16 細川ビル3階
アクセス：東京メトロ銀座線・南北線「溜池山王駅」8番出口から徒歩約3分
徒歩圏内：虎ノ門駅・虎ノ門ヒルズ駅・国会議事堂前駅・霞ケ関駅・赤坂駅・赤坂見附駅

こぐまRoom3の詳細と空き状況はこちら

会場案内メールについてのよくある質問

会場案内メールはいつ送ればよいですか？

開催日が決まった時点で最初の案内を送り、開催前日または前々日に短いリマインドメールを送ると、参加者が予定やアクセスを確認しやすくなります。

住所だけでは不十分ですか？

住所に加えて、最寄り駅、出口、徒歩時間、建物名、階数まで記載すると、参加者が会場までの移動をイメージしやすくなります。

地図URLは必要ですか？

初めて訪れる参加者が多い場合は、地図URLを入れることをおすすめします。駅から会場までの経路を確認でき、道迷いの問い合わせを減らしやすくなります。

当日の連絡先は入れるべきですか？

遅刻や道迷いが起きた場合に備え、主催者または担当者の連絡先を記載しておくと安心です